דיבר 12: מסמכים שיתופיים

ישנם שירותי ענן המאפשרים בנוסף לשירותי האחסון גם את האפשרות לשתף אנשים נוספים בעבודה על אותו מסמך. השאלה העולה באופן מיידי היא: האם לא פשוט יותר לשלוח את המסמך בדוא"ל? אנו רואים שתי סיבות עיקריות שלא להשתמש בדוא"ל לצורך שיתוף. סיבה אחת היא שלא תמיד יש לכל אחד אותן התוכנות או את אותן הגרסאות. (מיקרוסופט אופיס ידוע לשמצה בכל הנוגע לתיאום בין גרסות שונות של התוכנה.) הסיבה השנייה לשתף מסמכים בענן היא שבהחלפת מסמכים בדוא"ל נשאר שביל ארוך של גרסאות שונות; הולכים לאיבוד בין שלל המסמכים. מי שינה מה מתי? מה הגרסה הנוכחית? לכו תדעו – או לכו תשתמשו באחד משירותי שיתוף מסמכים ותראו תמונות מצב עדכני בכל עת הנתון.

גוגל דרייב

כמו בכלים רבים אחרים, יש לגוגל גם כלי לעבודה משותפת ואחסון בענן – גוגל דרייב (לשעבר גוגל דוקס). יתכן שיהיה קל יותר להתחיל את העבודה במסמכים משותפים בכלי של גוגל ולו רק בגלל הסיבה שהממשק מוכר.

נכנסים לגוגל דרייב עם הסיסמה המשמשת לכל השירותים האחרים של גוגל. שלושת סרטוני הוידאו מטה מסבירים איך להירשם לגוגל דרייב, איך לאחסן קבצים, ואיך לשתף את העבודה שלכם עם אחרים.

לגוגל דרייב יש אפליקציות כדי שתוכלו לשלב אותו עם המחשב הפרטי וגם הסמארטפון, ומהווב-סטור של הדפדפן כרום אפשר להוריד מספר של תוספים שיאפשרו עבודה מתקדמת עם גוגל דרייב.

webstore

מהם חסרונותיו של גוגל דרייב? החסרון העקרי הוא בכך שזה כלי השייך לגוגל. גוגל יכולה להחליט על סגירת הדרייב (תזכרו מה שאמרנו לגבי גוגל רידר בדיבר 2, ומה תעשו אז? הרי קיבלתם את השרות בחינם). חיסרון נוסף  הוא בנושא הפרטיות. חברת גוגל כבר הודתה בבית המשפט שהמכונות שלהם קוראות כל מה שנשלח דרך ג'ימייל כדי להתאים פרסומים לתוכן המיילים. ואם הם עדיין לא סורקים את התכנים שאנשים מעלים לגוגל דרייב, יש סיכוי סביר שזה יבוא בהמשך. המודל העסקי של גוגל הוא לא לספק שירותים ומנוע חיפוש לאנשים פרטיים, אלא למכור פרסומות. אתם אינכם הלקוחות של גוגל, אתם המידע שהם מוכרים ללקוחות שלהם. עד כמה אתם מוכנים להסתכן בכך שהמכונות של גוגל יקראו כל מה שאתם עושים און-ליין? 

סקיי דרייב

אפשרות נוספת  לעבודה בשפה העברית היא סקיי דרייב של מיקרוסופט, במיוחד עבור אלה שמרגישים בנוח בעבודה עם מיקרוסופט אופיס.

במסך הפתיחה אפשר להירשם ולהיכנס לסקיי דרייב, והכל בעברית.

skydrive

הממשק שרואים לאחר הכניסה הוא די בסיסי ומרובע ודומה לווינדוס 8.

skydrivestart

כדי לצור מסמך המבוסס על אופיס 2010, הקליקו על הכפתור "צור".

skydrive create

נבחר ביצירת מסמך וורד, ונקבל משהו שנראה כמו גרסת מיני של וורד 2010.

skydrive newfile

מכיוון שיצרנו קובץ docx אמיתי, התוצר מתאים להתקנות של וורד בכל מחשב.

אבל מה עם שיתוף? משרד החינוך הסביר את דרכי העבודה בסקיי דרייב.

כמו גוגל דרייב, גם לסקיי דרייב יש אפליקציות המאפשרים שימוש בדרייב כאחסון בענן מהמחשב האישי ומהסמארטפונים.

 פידוס ריטר

הכלי האחרון שאנו נסקור הוא פידוס ריטר.

מצד אחד יש לכלי זה שני חסרונות גדולים:

אך מצד שני, יש לכלי זה שלושה גם יתרונות עצומים:

  • אפשר להפיק משוואות מתמטיות שנראות מקצועיות.
  • הכלי יעזור לכם לארגן ולצטט משאבים ביבליוגרפים בצורה הנכונה (APA, MLA, ושיקאגו)
  • הכלי יעזור לכם לארגן פרקים נפרדים וביבליוגרפיות לקובץ PDF  אחד או לספר אלקטרוני.

האם היתרונות בכלי זה עולים על החיסרון של ממשק בעברית. זו שאלה שרק אתם תוכלו להשיב עליה ולקבל  את ההחלטה עבור עצמכם.

איך מתחילים עם פידוס ריטר?

fidus_signin

יש מגוון אפשרויות כניסה – דרך גוגל, פייסבוק, טוויטר, או דרך הרשמה באמצעות כתובת הדוא"ל. אם אתם קוראים ספרדית, גרמנית או רוסית, אתם ברי-מזל: אפשר להפוך את הממשק לשפות האלו ועדיין להזין תוכן למסמכים בשפה העברית.

לאחר שנכנסתם לחשבון שלכם תגיעו למסך העיקרי של התוכנה.

fidus_open

כדי ליצור ממסמך חדש מקליקים על הכפתור "Create New Document".

למרות שאי-אפשר לשנות את שפת הממשק לעברית, אפשר לצור מסמכים בעברית. בנוסף, אין אייקונים המאפשרים יישור הטקסט לימין או לשמאל; לפיכך תצטרכו להשתמש במקלדת ולהקליד  CTRL+L, CTRL+R, CTRL+E או לחיצה על הרווח ו"שיפט" בעת ובעונה אחת (או המקבילים לכל אלה במקינטוש). כמו שכל הכלים שדנו בהם, שמירת השינויים במסמך היא אוטומטית, אחת לכל כמה שניות.

fidus_docכדי לשתף את המסמך עם אחרים, לוחצים על File בסרגל התפריטים, ואז על Share.

fidus_share1

אפשר לשתף את המסמך רק עם חברים בעלי חשבון בפידוס ריטר. ניתן להזמין אותם ממסך השיתוף שנפתח לנו. לוחצים על Add new contact .

fidus_share1

ומקלידים את כתובת הדוא"ל של המשתתף הרצוי ולוחצים על Submit.

fidus_share3

אם הם לא רשומים לפידוס ריטר, תקבלו את האפשרות להזמין אותם.

fidus_share4

אם יש להם חשבון בפידוס רייטר, הם י ייכנסו מיידית לרשימת המשתתפים במסמך.

fidus_share5

אפשר להזמין אנשים להשתתף במסמך לקריאה בלבד, או לעריכה על ידי הורדת תפריט ה- Rights ולחיצה על התפקיד המתאים.

fidus_share6

אחד הדרכים בו פידוס רייטר מסייע לשיתוף פעולה אקדמי הוא מתן אפשרות לבנות בנק של מידע ביבליוגרפי ושל תמונות אשר נוכל לשלב במסמכים שונים כפי רצוננו. על מנת לבנות את הבנקים האלו, עלינו לחזור למסך הראשי על ידי לחיצה על ה-X  הקטן בצד ימין למעלה. (לא משנה מה תעשו, ה-X הזה יישאר גלוי בצד ימין למעלה של כל מסמך פתוח. בתמונה מטה ה-X צף מעל המלל בתיבת ה-  Comments.)

fidus_doc

חוזרים למסך הראשי:

fidus_bib

כדי לבנות בנק תמונות, לוחצים על IMAGES ומתחילים להעלות תמונות.

fidus_pictures

כדי לבנות בנק של פריטים ביבליוגרפיים, לוחצים על BIBLIOGRAPHY ואז על Register new source.

fidus_bib1a

לפידוס רייטר יש רשימה מרשימה של סוגי חומר. הרשימה לא הייתה מביישת שום תוכנה לניהול ביבליוגרפיות (שעליהם נדבר בשבוע הבא).

לאחר שבחרתם את סוג החומר, תוכלו להחליט איזה שדות מידע חייבים בציטוטים וכן תוכלו להוסיף את פרטי משאב המידע. וחשוב לציין כי למרות שכל התפריטים הם באנגלית, אפשר להזין תכנים בעברית.

fidus_bib2

לאחר בניית הבנק, אפשר לחזור למסמך וללחוץ על כפתור הגרשיים כדי להוסיף ציטוט ביבליוגראפי.

fidus_doc

ייפתח חלון שבו אפשר לבחור את המשאב הנכון מתוך הבנק שיצרנו.

fidus_bib3

כדי לכתוב נוסחה מתימטית יש ללחוץ על כפתור שורש ריבועי:

fidus_doc

יפתח חלון שיאפשר הזנת הנוסחה בסימנים של LATEX (מערכת מתוחכמת להכנת מסמכים). יש רשימה של סימנים אלו ומה שמקלידים כדי להפיק את הסמלים שהוכן על ידי ל' קוקבך.

fidus math

האופציה האחרונה שנדבר עליו היא יצירת ספרים מהמסמכים. חוזרים למסך הראשי ולוחצים על BOOKS.

fidus_bookאפשר להוסיף מסמך בודד או מספר מסמכים ולאחד אותם לספר אחד. בסוף, תוכלו לבחור בין יצירת ספר אלקטרוני בפורמט epub שמאפשר קריאה בכל מכשיר נייד ומחשב לבין יצירת קובץ PDF. אפשר גם להוסיף מטהדטה תיאורי לספר.

בתוך המסמך עצמו, תוכלו לבחור גם ליצא את המידע לקובץ HTML כדי לבנות דף אינטרנטי.

משימת השבוע

תתנסו בכלים שהצענו וכתבו עד כמה חשובים לכם הפיצ'רים של כל אחד מהם, וכן אילו ויתורים אתם מוכנים לעשות עבור שימוש בממשק בשפה העיברת? איך אפשר לנצל את היכולת לשתף מסמכים בין חברי הצוות וגם בין הצוות ללקוחות? האם עבודה יצירתית של בניית מסמכים וספרים במשותף יכול לתרום לבניית הקהילה של הארגון, והאם רצוי לבנות רבדים רבדים של קהילות ותת-קהילות באותו הכלי?

בשבוע הבא: תוכנות לניהול ביבליוגרפיה

מודעות פרסומת