דיבר 16: רפלקציה / תרשים גאנט

בשבועות האחרונים עסקנו בצדדים הטכניים של עבודת צוות בארגוני מידע – מרחבי המפגש האפשריים בענן והתוצרים המופקים כתוצאה ממפגש זה. ישנה, כידוע, תורה שלמה העוסקת בפיתוח צוותי עבודה; ד"ר יעקב הכט חקר את השיתוף דיגיטאלי בארגונים בישראל ותוצאות המחקר פורסמו במגזין של האיגוד האינטרנט הישראלי.

בגדול, הנושא מורכב משלושה אלמנטים:

1.     הבחירה לבצע את עבודת הארגון בצוותים ולא לחוד

נצטט כמה מילים על מהות קבוצות עבודה בארגונים:

מטרה משותפת, קבוצה של אנשים שיש בינם תלות הדדית (מקצועית בעיקר), מיומנויות ייחודיות אצל כל אחד שמשלימות את השלם, נהלים וכלים לעבודת צוות וכמובן מחויבות אמיתית לתוצאות.

למה בכלל לעבוד בצוותים? העבודה בצוות לא רק תורמת לארגון, אבל גם לעובדים. היא מוסיפה עניין וגיוון עקב הצורך לתקשר עם אנשים אחרים.

2.     בחירת כלים מתאימים

עסקנו במספר כלים ספציפיים שיכולים להקל על העבודה משותפת – מסמכים, אחסון, ציטוט, והשבוע, בנוסף לרפלקציה, נסקור תרשימי גאנט לתזמוני עבודה משותפת. כמובן שבחירת כלי חייבת להיות כפופה למדיניות אבטחת המידע של הארגון; אסור לסכן מידע רגיש על ידי העמדתו  במקומות/אתרים פגיעים. במידה ואין מדיניות כזו בארגון שלכם, זה הזמן לחבר מסמך בעניין זה ולהטמיע כללי עבודה בהתאם.

3.     ניהול צוות העבודה

אחרי שהתקבלה ההחלטה לעבוד בצוותים, נבחרו החברים ונפתחו הכלים, יש גם ניהול נכון של הקבוצה כדי להשיג את מטרות הארגון. עבודה משותפת דורשת ניהול, כידוע לא קל לעבוד בצוות:

לא תמיד אנשים מצליחים לעבוד היטב יחד. יריבויות אישיות ובין-מחלקתיות קיימות בכל ארגון. הישמר מפניהן; הן עלולות להרוס את התוכניות המבריקות ביותר.

מאיר לירז כתב מבוא קצר לייעול עבודה צוותית בארגונים.

אחד הדברים שיכולים להפחית את הבעיות הבינאישיות בצוותים הוא לוח זמנים מובנה וציפיות ברורות. מי יעשה איזה חלקים של העבודה? מתי? באיזה שלב של הפרויקט אנחנו עומדים, ומי מחכה למי כדי למלא את חובותיו לצוות? כדי לענות על שאלות מסוג זה, הנרי גאנט פיתח תרשים לתיאור פעילויות עם הקשרים ביניהן תוך ציון הזמן של כל פעילות ופעילות. סוג זה של תרשים נמצא בשימושם של ארגונים כבר מעל ל-100 שנה.

באתר "שיתופים לקידום החברה האזרחית" יש סקירה של מספר כלים לניהול עבודה משותפת, כולל רקע והסבר על תרשימי גאנט. בעבודה עם תרשימי גאנט יש מספר שלבים: פירוק העבודה הקבוצתית למשימות, קביעת לוח זמנים לכל משימה, קביעת מערכות תלות בין משימה למשימה (לדוגמה, אי אפשר להפיק נויזלטר לפני שכותבים את המאמרים), קביעת הסכנות הכרוכות באי-עשייה של משימות, ובדיקת תפוקת עבודה ועמידה בלוח זמנים.

יש תוכנות רבות  להורדה, בתשלום ובחינם, לבניית תרשימי גאנט. מספר הכלים יורד אם רוצים  תרשים גאנט שנבנה ונשאר בענן. אחד מהכלים הזמינים הוא גאנטר, שעובד עם גוגל דרייב.

gantter_website

יש גם תוספת לדפדן כרום.

gantt_chrome

כדי להתחיל לבנות תרשימים, נכנסים לאתר גאנטר ומקליקים על הקישורית gantter editions בצד ימין למעלה.

gantter_editions

בוחרים באופציה for Google Drive; לוחצים על Start Now.

drive_gantter_tie

גאנטר יבקש רשות לקשור בינו לבין חשבון הגוגל שלכם ויפתח תרשים גאנט ריק בתוך הגוגל דרייב שלכם.

gantter_blank

בפעמים הבאות שתרצו לעבוד עם אותו התרשים, לא תצטרכו להיכנס לאתר גאנטר; הקובץ נפתח בגאנטר דרך גוגל דרייב. (שימו לב: הפתיחה באמצעות גוגל דרייב הוא לצפייה בלבד; לצורך עדכון התרשים, חייבים לפתוח ב-Gantter for Google Drive.)

gantt_drive_open

המנשק מתורגם למספר שפות, אבל לא לעברית. יש קישורית לשרשור באתר שירות לקוחות המרכז פרויקטים לתרגום המנשק, אבל אין עוד אף אחד שהרים את הכפפה בנושא תרגום של גאנטר לעברית.

gantter_noHebrew

בכל פתיחת התרשים, "גאנטר לגוגל דרייב"  ישאל אם אתם מוכנים לשתף את המיקום שלכם עם חברת סמארט-אפ. שיתוף כזה לא מוסיף לפונקציונאליות של התרשים ואין שום סיבה לשתף את המידע.

בתרשים גאנטר יש 3 מרכיבים חשובים: Tasks (משימות: חלקי הפרויקט), Resources (משאבים: כל אותם הדברים שיעזרו לבצע את הפרוייקט, החל מחברי הצוות ועד לקישוריות של מידע באינטרנט) ו-Risks –  (הסיכונים לפרויקט ולארגון אם לא מבצעים את המשימה).

gantt_drive_1

כדי להוסיף משימה חדשה, הקלידו אותה על גיליון העבודה. לחיצה כפולה על הלו"ז של אותו המשימה (בצד ימין, בלוח השנה) תיתן לכם להכניס כל מיני מאפיינים של המשימה:

  • זמן משוער לסיום וכד'properties_general
  • משאבים, כולל צוות הפרויקט. אפשר להגדיר כמה אחוזי משרה של כל עובד מוקצים לטובת המשימה.

properties_resources

  • התלות של משימה אחת במשימה אחרת, כלומר – חוסר האפשרות להתחיל חלק אחד של הפרויקט לפני שמסיימים חלק אחר, לדוגמא: אין אפשר לעצב אינפוגרפיה לפני שאוספים את הנתונים לעיצוב.

properties_pred

  • וקישוריות הקשורות למשימה (לדוגמא: מדריכים לתפעול, אתר עם מידע ונתונים).

gantt_drive_properties_link

קיימת גם אפשרות לעיצוב הצבעים, אזור לרישום הערות ואפשרות להגדיר סיכונים.

בלחיצה על פנקס הכתובות בצד שמאל אנחנו נכנסים לתצוגת המשאבים.

כאן מגדירים את המשאבים העומדים לרשותנו. אנחנו יכולים להבחין בין משאבים שהם חומרים ומשאבים שהם כח אדם ולרשום כמה עולה כל משאב (בדולרים; אין אפשרות להזין ₪) כדי שנוכל לאמוד כמה הפרויקט יעלה לנו.

gantt_resources

אזור לוחות השנה אינו כל כך שימושי, כי אין קשר בין לוחות השנה של גוגל לבין לוחות השנה כאן, ואין דרך להגדיר איפה ממוקם לוח השנה שבתצוגה.

gantt_rcalendars

באזור הסיכונים אפשר להוסיף כל סיכון שיכול לנבוע מעשייה ומאי-עשייה בפרויקט, מהי מידת הסבירות של אותו הסיכון, מהם הקשיים שעלולים לצוץ אם הסיכון אכן יתרחש, ומה חייבים לעשות למנוע את הגשמת הסיכון.

gantt_risks

לשמירת התרשים, חשוב להיכנס לתפריט Project ולבחור Save to Google Drive.

gantt_save

משימת השבוע

מכיוון שהשבוע מוקדש ברובו לרפלקציה, המשימה היא יותר תיאורטית. חישבו על ארגון המידע/עסק מידע שבו אתם עובדים. האם יש תרבות ארגונית המעודדת עבודה משותפת יעילה? האם יש לכם גישה לכלים מתאימים שלא בווב 2.0? אם כל הכלים שעומדים לרשותכם הם באתרים חינמיים, מה אתם עושים כדי להבטיח שלא תהיה דליפה של מידע פרטי/רגיש החוצה?

איפה אתם רואים הצלחות בארגון תודות לעבודת צוות, ואיפה התרבות והרכב הקבוצה מכשילות את העבודה? האם הבעיות נובעות מחוסר הגדרת התפקידים והמשימות או שהן נובעות ממשהו אחר?

בשבוע הבא: שיתוף מסכים

מודעות פרסומת

דיבר 15: המרת קבצים באינטרנט

ודאי נתקלתם בקבצים שנשלחו אליכם מתוכנות או מגרסאות של תוכנות שאין לכם. לפעמים אפשר לפתוח את הקבצים מהתוכנות הקיימות אצלכם במחשב, ולפעמים לא. בחלק מהמקרים לא ניתן לפתוח את הקבצים כי הם נעולים, ובמקרים אחרים  אי אפשר לעבוד איתם כי הם לא ניתנים לעריכה (לדוגמה, חלק מהטפסים בקבצי .(pdf קיימות ברשת תוכנות המרה שאפשר להוריד בחינם, ואם נתקלים לעתים קרובות בסוג קובץ מסויים שחייבים להמיר, שווה להוריד, אבל מה לעשות עם אותו קובץ אקזוטי שתצטרכו להמיר רק פעם אחת בחיים? בשביל זה יש כלים באינטרנט.

ישנה רשימה ארוכה מאד של כלים להמרת קבצים מפורמט אחד לשני (רשימה באנגלית, רשימה בעברית). נתמקד במספר מהם: אתר להמרת קבצי אופיס, אתר להמרת רוב סוגי הקבצים (אבל לא דפי אינטרנט), הורדת והמרת סרטוני יוטיוב, אתרים לעבודה עם קבצי pdf ואתר להמרת דפי אינטרנט.

 קבצי אופיס / קבצי וידיאו

לאתר דוקספאל (DocsPal) ישנן 2 אופציות: המרת קבצים (יש באתר דף המראה איזה סוג קבצים אפשר להמיר לאיזה סוג אחר) ותצוגה של סוגי קבצים שונים לכל אותם המקרים שאין צורך לשמור גרסה של הקובץ ורק רוצים לקרוא אותו. באמצעות אתר זה אפשר להמיר את כל קבצי האופיס לסוגי קבצים אחרים (כולל לכאלה התואמות גרסאות מוקדמות/מאוחרות יותר של אופיס ואופן אופיס), קבצים ייחודיים של קוראי ספרים אלקטרוניים, קבצי וידיאו וקבצי אודיו. מנשק האתר הוא באנגלית, ללא אפשרות להעביר אותו לעברית. אין צורך לפתוח חשבון כדי להשתמש באתר.

כדי להמיר קובץ, נכנסים ללשונית .Convert Files לוחצים על כפתור ה-Browse ב-Step 1 ומנווטים עד לקובץ שברצוננו להמיר.

docspal2

ב-Step 2 המערכת תמלא את 2 המשבצות הראשונות (שם הקובץ וסוגו של הקובץ המקורי) ואנו נבחר את סוג הקובץ שאנחנו רוצים ליצור מתוך רשימה של אפשרויות. ב-Step 3 יש לנו 2 אופציות: להקליד כתובת מייל כדי שהקובץ החדש יישלח אלינו, או לעשות את ההמרה במקום ע"י לחיצה על כפתור Convert.docspal1

בתמונות למעלה המרנו קובץ doc של מיקרוסופט אופיס לקובץ pdf. וניתן לראות איך זה נראה לאחר ההמרה

docspal3

ובכן, הכל במקומו, בסדר הנכון. כל כבוד, דוקספאל.

ההמרה ההפוכה, מקובץ pdf לקובץ וורד, בעייתי מאד. או שבתוצר המילים הופכות להיות תמונות של המילים וכך אי אפשר לערוך אותם או שהעברית יוצאת הפוכה.

לא מומלץ להמיר טקסט ל-html דרך דוקספאל. למרות שה-html שנקבל נראה בסדר

docspal_html_view

הקוד העומד מאחורי האתר מכוער מאד ולא ניתן לעריכה בקלות. docspal_html_code

בחלק השני של האתר יש אפשרות להעלות קובץ ולראות אותו בפורמטים שונים. נכנסים ללשונית View Files  וב-Step 1 מעלים את הקובץ שברצוננו לראות.

 docspal4

.ב-Step 2 לוחצים על View ורואים את מלוא נוסח הקובץ המקורי, למרות שאם אצלנו במחשבים אין את התוכנית הנכונה לקרוא סוג זה של קובץ.

docspal5

במגזר החרדי קיים  גמ"ח המרת קבצים לטקסט שממיר קבצים (בין היתר, קבצי pdf) לקובץ שניתן לערוך אותו. אבל כל הטקסטים שמעלים לגמ"ח חייבים לעמוד בקריטריונים של העולם החרדי. כפי שכתוב באתר,

 מאמרים שאינם לפי רוח גדולי הדור כמרן הח"ח חזו"א גרי"ז והישיבות הקדושות, לא יתקבלו להמרה.

אז קחו את ההצעה בעירבון מוגבל, אבל תדעו שהאפשרות קיימת.

המרת רוב סוגי הקבצים

זמזר (Zamzar) יכול להמיר את רוב סוגי הקבצים – טקסט, וידיאו, אודיו ותמונות. הוא יכול להמיר קבצים עד לגודל של 100MB ולהוריד ולהמיר סרטונים ממספר אתרים, אבל לא מהאתרים הפופולאריים. (הוא לא יוריד וימיר סרטונים מיוטיוב ולא ימיר דפי אינטרנט.) זמזר יכול להמיר בין קבצים השייכים לתוכנות המיועדות למכשירים בעלי מערכת הפעלה של אפל לבין אלה השייכים לתוכנות של ווינדוס. מנשק האתר הוא באנגלית, ללא אפשרות להעביר אותו לעברית. אין צורך לפתוח חשבון כדי להשתמש באתר, אבל כן חייבים לתת לאתר את כתובת המייל כדי להוריד את הקובץ לאחר ההמרה.

zamzarאם רוצים להמיר קבצים הנמצאים במחשב, שלנו, משתמשים בלשונית Convert Files ואם רוצים להמיר קבצים הנמצאים באינטרנט (קרי, יש להם כתובת URL) יש להשתמש בלשונית Download Video (כן, כן, אפילו אם הקובץ הוא לא וידאו). מנווטים עד לקובץ הרצוי דרך הכפתור Choose Files או מקלידים URL כ-Step 1, בוחרים את סוג הקובץ שאנחנו רוצים ליצור כ-Step 2- ומקווים שהאתר ירשה לנו להמיר את הקובץ הקיים (יש רשימה של האפשרויות, אבל הסינון לא נעשה באופן אוטומטי כמו שהוא נעשה בדוקספאל.) ב-Step 3 מכניסים כתובת אימייל, וזמזר ישלח מייל כשהם סיימו את ההמרה וניתן להוריד את הקובץ החדש.

zamzar email

במייל יש קישור שיוביל אותנו לדף ההורדות

zamzar post_emailעכשיו זמזר ינסה לשכנע אותנו להירשם לחשבון כדי שנוכל לשמור את הקבצים החדשים אצלם בשרת, אבל אין צורך בכך.

הורדת והמרת סרטוני יוטיוב

זמזר לא מוכן לטפל לנו בסרטונים של יוטיוב או soundcloud. יש מספר תוספות לדפדפנים שיעשו את העבודה, אבל מה אם אתם לא ליד המחשב הפרטי? יש מספר אתרים שכן מוכנים לעשות לנו את העבודה, וביניהם clip converter. מנשק האתר הוא באנגלית, ללא אפשרות להעביר אותו לעברית. אין צורך לפתוח חשבון כדי להשתמש באתר.

 לדוגמה: אם  אני רוצה לשמור את ההרצאה מכנס טלדן האחרון "ניהול הידע הארגוני באמצעות הקמת פורטל" (תמיד תבדקו שהורדת סרטונים מותרת לפי חוקי זכויות יוצרים לפני ההורדה.) אני לוקחת מיוטיוב את הקישור לשיתוף

youtube

ומכניסה את הכתובת לclip converter.

clipconverter2בוחרים אם רוצים להוריד רק את הפסקול (האפשרויות ליד תו המוסיקה) או רוצים גם את הוידיאו (האפשרויות ליד סרט הפילם).

clipconverter4

חשוב מאד: כדי להוריד את הקובץ החדש, יש ללחוץ על כפתור ה-download שנמצא בצד השמאלי של שורת האפשרויות להמרה ולא באחד מהכפתורים הצבעוניים בדף; רק הכפתור השחור והמשעמם יוביל להורדת התכנים של clip converter; כל השאר הם קישוריות-פרסומת לכל מיני תוכנות להורדה.

clipconverter3

עבודה עם קבצי pdf

יש הרבה מצבים שבהם אנחנו רוצים לשנות קבצי pdf, אבל חלק מהמהות של pdf הוא שלא ניתן בקלות לערוך אותו.

אם נרצה לאחד מספר קבצי pdf, ישנו  האתר PDF Merge. מנשק האתר הוא באנגלית, ללא אפשרות להעביר אותו לעברית. אין צורך לפתוח חשבון כדי להשתמש באתר.

pdfmerge

כדי לאחד קבצי pdf, מעלים את הקבצים בסדר שתרצו שהם יופיעו בקובץ החדש בלחיצה על כפתור הBrowse.

pdfmerge1

אפשר להוסיף עוד יוצר קבצי pdf בלחיצה על מילים More Files.

pdfmerge3

לוחצים על כפתור ה-Merge והמחשב יציע לנו לשמור או לפתוח את הקובץ החדש.

pdfmerge2

pdfmerge4

לפעמים הבעיה שלנו היא בדיוק הפוכה: יש לנו קובץ pdf ואנו צריכים רק חלק ממנו (דף תוצאות או גרף, למשל). לצורך זה קיים אתר splitpdf.

pdfsplit

המנשק שלו דומה לזה של MergePDF . בוחרים את החלק שנרצה לגזור ואת מספר העמודים שנרצה לראות בקובץ החדש. (כלומר, אל תרשמו את מספרי העמודים שברצונכם להשאיר מחוץ לקובץ החדש.) אם רוצים כמה  טווחי עמודים, אפשר ללחוץ על המילה More כדי לקבל יותר שורות. את הקובץ החדש  אפשר לקבל  ב3 צורות: pdf  נפרד לכל טווח מספרים (ברירת המחדל), כל דף כקובץ נפרד (Extract all pages into separate files) או איחוד של כל העמודים הנותרים בקובץ pdf אחד (Merge the page ranges back into a single file). לוחצים על כפתור הSplit והמחשב יציע לנו לשמור או לפתוח את הקובץ החדש.

האתר מאפשר לנו לעבוד ישירות עם קבצים מתוך אתר דרופבוקס

pdfsplit_dropbox

ומתוך גוגל דרייב

pdfsplit_drive

לחובבי דפדפן כרום, אפילו יש תוספת הניתנת להורדה כדי שלא נצטרך להיכנס לאתר splitpdf כדי לגזור את הקבצים.

splitpdf_on_chrome

עבודה עם דפי אינטרנט

אפשר לשמור דפי אינטרנט בתוך מחברת אברנוט, אבל אם רוצים רק להוריד את האתר במראה המקורי בפורמט הניתן לשיתוף, יש בעייה. רוב אתרי ההמרה לא עובדים עם סוגי הקבצים שיש בדפי אינטרנט או עושים את העבודה על הצד הרע ביותר.

htmltopdfHebrew

אתר web2pdf מתמודד בגבורה עם האתגר של אתרים הכתובים בעברית, ואפילו עם האתגר של סוגים שונים של קבצי דפי אינטרנט, למרות שמנשק האתר הוא באנגלית, ללא אפשרות להעביר אותו לעברית. אין צורך לפתוח חשבון כדי להשתמש באתר, אבל חשבון יאפשר לנו להגדיר הרבה מאפיינים לקובץ הpdf שנוצר מדף האינטרנט (ראה מטה).

web2pdf

מקלידים את כתובת דף האינטרנט שברצוננו להמיר לpdf ולוחצים על הכפתור Convert to PDF. אפשר גם לבקשה המרה במייל: שולחים את כתובת הURL לsubmit@web2pdfconvert.com עם הנושא Convert והאתר יחזיר לכם קובץ pdf.

בעלי חשבון באתר יכולים לבחור מבין מגוון רחב של אפשרויות להגדרת מאפייני קובץ הpdf בלחיצה על כפתור ה-options.

web2pdf1

אם אין רצון להגדיר מאפיינים או שמעדיפים לא לפתוח חשבון, עוברים ישר לדף ההורדה. שוב, חשוב להקליק על כפתור ההורדה השייכת לאתר ולא על אחת מהפרסומות. אפשר לשמור את הקובץ במחשב (Download PDF) או ישר לגוגל דרייב (Save to Google Docs).

web2pdf2

משימות השבוע:

במשך השבוע, רשמו לעצמכם את הבעיות העולות בעבודה השוטפת הנובעות מפורמטים שונים של קבצים. איך טיפלתם בקבצים בעיתיים בעבר? אם מצאתם אתרי המרה נוספים שעובדים טוב עם עברית, נא שתפו אותנו; אתרים מומלצים יעלו לדף פה בבלוג.

שבוע הבא: רפלקציה על עבודה משותפת בארגוני מידע

דיבר 14: מחברות מקוונות

ביום ד' שעבר התקיים יום עיון במכללת בית ברל שבו הרצאתי על "23 דיברות". מספר משתתפים ביקשו שאעלה את המצגת.

גם ביקשו שאעלה רשימה של כלי ווב 2.0 שהוזכרו בהרצאה:
פייסבוק (דיבר 6)
גוגל+ (דיבר 7)
slideshare (בדיברות הבאים)
טוויטר (דיבר 6)
דייגו (בדיברות הבאים)
פינטרסט (דיבר 7)
Team Viewer (בדיברות הבאים)
טאמבלר (דיבר 7)
דילישיס (בדיברות הבאים)
אינסטגרם (דיבר 8)
זוהו (בדיברות הבאים)
פורסווקר (דיבר 8)
וורדפרס (דיבר 1)
Screencast-o-matic (בדיברות הבאים)
RSS (דיבר 2)
אברנוט (הדיבר הזה)
פרזי (בדיברות הבאים)
יוטיוב (דיבר 8)
פידוס ריטר (דיבר 12)
פיקמונקי (דיבר 4)
רשיונות קרייאטיב קומנס (דיבר 3)
סקייפ (בדיברות הבאים)
מנדליי (דיבר 13)
גוגל הנגאוטס (בדיברות הבאים)

תודה לכל אלה שבאו ליום העיון. שמחתי לפגוש אתכם.

בהרצאה שלי נתתי הצצה אל מאחורי הקלעים לבניית הפוסט על מחברות מקוונות – ועכשיו, לגרסה המלאה:

אחסון בענן זה דבר נהדר, אבל לפעמים יש צורך בקשרים נוספים בין פיסות המידע מאלו שתמצאו ברשימה יבשה של שמות קבצים. מסמכים שיתופיים גם הם דבר נהדר, אבל לפעמים יש צורך לעבוד עם סוגים שונים של מידע, לקבץ יחד פריטים בפורמטים שונים. לשם כך המציאו את מחברות הנייר– אפשר להדביק בהם תמונות, מזכרות, תדפיסים, רשימות – כל מה שעולה ליד.

מחברות מקוונות משמשות לאותם הצרכים בדיוק. אפשר "להדביק" בהם תמונות, קבצי טקסט, מיילים, קבצי קול וסרטונים, קישוריות, רשימות, גיליונות עבודה, מצגות, ועוד. מחברות אלה יכולות להיות פתרון יעיל לאגירת מידע לקראת פרויקט מורכב באירגוני מידע (אירועים, שיפוצים וכד'); אפשר לקבץ יחד הצעות מחיר, לוחות שעות עבודה, תמונות, קבצי pdf, תזכורות, מפות, קישוריות ועוד – בקצרה, כל חומר דיגיטלי הקשור לאותו הפרויקט.
הפעם, שלא כהרגלנו, נסקור רק כלי אחד, כי בעיית השפה מאד חריפה ביישומי מחברות מקוונות. כמעט ואין יישום אחד שעובד כמו שצריך עם השפה שלנו. למזלנו, הכלי הכי פופולרי בשוק המחברות המקוונות הוא גם הכלי היחיד שאיכשהו מתמודד באופן סביר עם בעיית העברית.

Evernote

כשמדובר במחברות מקוונות, יש פיל בחדר: Evernote. ליישום אברנוט יש מעל ל-75 מיליון משתמשים בעולם ורשימה ארוכה של אפליקציות ייעודיות המשתלבות בתוך המחברות של אברנוט.

evernote_apps

ושלא תחשבו שעולם מחברות האברנוט נשאר בעולם הווירטואלי בלבד – אברנוט יצר שיתוף פעולה עם חברת מולסקיין, הידועה כיצרנית של מחברות נייר יפות ושימושיות. המחברת החכמה שנולדה משיתוף זה מאפשרת כתיבה במחברת רגילה משם יש אפשרות להעלות את התכנים ישר לאברנוט עם תיוג אוטומטי.

Moleskine_ruled_notebook,_inside_view

יש לאברנוט שם של יישום לא ידידותי לעברית. יש דרכים לעקוף את הבעיות, ונדבר אליהם בהמשך.

אבל קודם צריכים להיכנס לאברנוט וליצור חשבון.

evernote_open

מקלידים את כתובת המייל ובמסך הבא בוחרים סיסמה.

evernote_open1

כמו מנדליי (שראינו בדיבר האחרון) אברנוט בנוי מאתר אינטרנט וגם אפליקציות לסוגי מיחשוב שונים. בסיום תהליך ההרשמה האתר יציע הורדת התוכנה להתקנה. אין חובה להוריד את התוכנה, ומי שמסתפק באתר האינטרנט מוזמן לדלג על שלב זה.

evernote_open2

בפעמים הבאות שתיכנסו לאתר, תוכלו לגשת לחשבון שלכם מהSign in- – בדף הבית, בפינה עליונה בצד ימין.

evernote_sign_in

כשתיכנסו לחשבון שלכם תראו את המחברות שיצרתם, או תקבלו את האפשרות ליצור מחברות.

evernote_new_notebook

נוכל ליצור מחברות חדשות אם נלחץ על החץ ליד המילה Notebooks. המחברות משמשות מעין תיקיות; אפשר לשייך מידע ליותר ממחברת אחת על ידי תגיות, שנדבר עליהם בעוד דקה. אבל לפני שאפשר לתייג פתקיות, חייבים ליצור פתקיות.

כדי ליצור פתקית (המנשא של המידע שאתם רוצים לשמור במחברות שלכם), לוחצים על New note

evernote_new_note

יתווסף פתקית חדשה בראש רשימת הפתקיות, ובצד ימין יופיע גוף הפתקית. עכשיו אפשר להכניס מידע לפתקית.

evernote_new_note1

בראש כל פתקית (קובץ, מייל או כל פיסת מידע אחרת) מופיע אליפסה.

evernote_tagging

מקליקים בתוך האליפסה ומתחילים לתייג.אם מתחילים להקליד תג שנראה מוכר למערכת, היא תציע לסיים את המילה.

evernote_tagging1

דבר אחד מעצבן: אין דרך נראית לעין להסיר תגיות מפתקים. בקיץ של 2013 שדרגו את העיצוב של אברנוט והורידו את סימון ה-X הפשוט. כרגע, כדי להסיר תגית, חייבים ללחוץ על התגית ומהמקלדת ללחוץ על delete.

 יש גם אפשרות להוסיף תזכורות על ידי לחיצה על השעון המעורר בפינה עליונה של הפתקית.

evernote_reminder

לחיצה נוספת על השעון יפתח לוח שיאפשר לנו לקבוע את מועד התזכורת

evernote_reminder1

לחיצה נוספת תיתן לנו את האפשרות להגדיר את המשימה שנעשה.

evernote_reminder2עוד חלק חשוב באברנוט הוא יישום ה webclipper. מוסיפים למועדפים של הדפדפן את התוספת, וכשמגיעים לדף שאתם רוצים לשמור, לוחצים על הכפתור עם איור של פיל שנוסף לדפדן, "גוזרים" את דף אינטרנט ושומרים אותו בתוך מחברת.

clip

evernote clip

שרון מרגולין כתבה תיאור של דרך העבודה שלה בבניית מחברת באברנוט הכולל פתקיות וקבצי אודיו והשתלה של המחברת בתוך אתר אינטרנט.

 אין דרך קלה להעלות קבצים דרך האתר. יש שתי אופיציות: להוריד את האפליקציה למכשיר מסוים ("דסקטופ" או אפליקציה לנייד) או לשלוח את הקובץ לאברנוט בדוא"ל. לכל חשבון באברנוט יש כתובת מיוחדת, שאפשר לאתר מתוך הSettings-. יש להיכנס להגדרות וללחוץ על שם המשתמש בפינה העליונה בצד ימין ואז על Account Settings.

evernote_settings

ומגלגלים למטה עד שרואים .Email Notes to

evernote_settings1

כמה מילים על המידע הנמצא בהגדרות החשבון: כפי שאתם בטח שמתם לב, יש גרסה של אברנוט בתשלום. התשלום נותן למשתמש יותר מקום ועוד כמה פיצ'רים, אבל רוב המשתמשים המתחילים (והרבה מהמשתמשים הוותיקים) אינם צריכים את הפונקציונאליות שהחשבון בתשלום מקנה.

עוד דבר שאפשר לעשות בתוך ההגדרות הוא לשנות את שפת הממשק. לצערנו, אין אפשרות לשנות אותו לעברית.

evernote_languages

ליד כמה מהשפות מצוין שיש תרגום חלקי למה מתכוון המשורר? יש לאברנוט פרויקט שיתופי לתרגום הממשק והפרויקט כולל גם עברית. ברגע שיש אחוז מספיק גבוה של תרגומים, אנשי אברנוט יתכננו ממשק בעברית. אפשר להצטרף לתרגומים באתר המיוחד לפרויקט.

evernote_translation

אם כבר מדברים על עברית, אז איך אברנוט עובד עם טקסטים בעברית? אין שום בעיה עם קבצים בעברית, ואין שום בעיה להקליד טקסט בעברית לתוך פתקית. ולמרות זאת יש לאברנוט שם של יישום בעייתי מבחינת שפה.

 אתר Feeder סקר את תחום המחברות המקוונות באפריל 2013:

Evernote נחשבת לאפליקציה הפופולרית בתחום, היא מאפשרת יצירת פתקים, רשימת קניות, העתקת עמודי אינטרנט לתוך מסמכים והעלאת תמונות מהסמארטפון עם טקסט המשמש לתזכורת. הדבר טוב, כאשר רוצים לצלם מוצר שאותו רוצים לקנות במועד אחר. כאמור, בחברה מנסים להיות בכל פלטפורמה אפשרית ולהתאים את המוצר שלהם לאותה סביבה, למשל, יש אתר אינטרנט נוח וגם אפליקציית מגע לחלונות 8. בנוסף לאפליקציות לסמארטפונים וטאבלטים כמו אייפד.

הבעיה ב-EverNote היא שלמרות שהיא מציעה עושר של אפשרויות ויכולת ליצור את המחברת הדיגיטלית, הכוללת מידע מכל מקום, כולל אודיו, היא בעיתית בשפה העברית. המסמכים לא תמיד מסתדרים מימין לשמאל, וכאשר משלבים מילים באנגלית ועברית נוצר אי סדר בשורה. מהסיבה הזו, EverNote פחות מתאימה לאנשים שכותבים בעברית.

אבל יש דרך קלה להכניס טקסטים בעברית שישמרו על כיווניות, כולל במקרה שיש מילים באנגלית באמצע השורה והיא לכתוב את הטקסט המורכב במייל, ולשלוח את המייל הזה  לכתובת מייל של חשבון אברנוט שגילינו למעלה. הטקסט יופיע באברנוט שלכם כפיתקית חדשה.

evernote_emailed

הכל במקום שלו, הכל נראה טוב ופתרנו את הבעיה הכי גדולה בעבודה עם אברנוט.

בנוסף לאברנוט הבסיסי, יש מספר אפליקציות המשתלבות באברנוט:

  • Clearlyאפשר לגזור דפי אינטרנט לתוך מחברות, אבל האם זה אומר שחייבים לקחת את כל העיצוב המעצבן עם הדף? לא ולא. לצורך כך הומצא Clearly, שמוריד את כל הדקורציה אבל שומר על הפרומט המקורי. ויש גם טיפ: אל תתפתו לסגור את שכבת העל של clearly כדי לראות את הדף המקורי הוא גם "יכבה" לכם את שפת ה-javascript בדפדפן, שישפיע על כל חווית הגלישה. פשוט תשתמשו בכפתור ה-back בדפדפן או על המקלדת.

הדף המקורי:

clearly

הדף בClearly:

clearly1

  • Skitchלעיבוד ותיוג תמונות

יש גם אפליקציות מיוחדות לשמירת מידע על אוכל ושתי אפליקציות שימושיות רק ל-iOS (אייפון ואייפד): הלו לשמירת מידע על אנשי קשר ומכרטיסי ביקור ו-penultimate המאפשר הוספת מידע למחברות אברנוט בכתב יד.

משימת השבוע:

  1. איך אתם משתמשים במחברות, קלסרים, ותיקיות לאממוחשבות בעבודה? האם חלק מהחומר יכול לעבור דיגיטציה? איך אתם משלבים חומרים דיגיטליים השייכים לפרויקט עם חומר לאדיגיטלי? כתבו כיצד אתם מארגנים חומרים לפרויקטים. האם אתם חושבים שמחברת מקוונת יכולה להחליף את תהליכי העבודה הקיימים?

  2. אברנוט מבקש עזרת הציבור בתרגום המוצרים שלהם לשפות אחרות. מי, לדעתכם, אחראי לתרגום של ממשקי כלי ווב 2.0? האם יש הבדל בין מוצר חינמי למוצר בתשלום? האם אתם הייתם מוכנים להתנדב למיזם כזו?

שבוע הבא: כלים להמרת קבצים

דיבר 13: ניהול ביבליוגרפי

הזמנה למשתתפי "23 דיברות"

ביום רביעי השבוע יתקיים יום עיון של המגמה ללימודי מידע במכללת בית ברל. ההרצאה הראשונה תהיה על התוכנית שלנו. כולכם מוזמנים להצטרף ולשמוע סדרה של הרצאות מעניינות על דברים חדשים בעולם הספריות והמידענות.

יש סמליות רבה בכך שיום העיון של המגמה ללימודי מידע מתקיים בשבוע שבו אנו סוקרים כאן כלים לניהול ביבליוגרפי. בשנים האחרונות המכללה האקדמית בית ברל מדגישה ומעודדת ציטוט תקין של מקורות מידע. להלן נראה מספר מדריכים, מצגות ופורומים שנבנו על ידי צוות המכללה כדי לעזור לסטודנטים ולסגל האקדמי להיצמד לכללי ציטוט ביבליוגרפיים תקניים.

ציטוט ביבליוגראפי תקין אינו אמור להיות בר-מחלוקת בעולם הספרנות והמידענות. רק כאשר הכותבים ייצמדו לכללים ברורים כלשהם אפשר יהיה להבטיח שנדע את מקור  המידע ומי אחראי עליו. ללא כללים ברורים, העסק מסתבך; משמיטים מידע בטעות, מוסיפים מידע בטעות והופ – שרשרת המקור משתבשת.

ציטוט ביבליוגרפי נכון הוא לא רק נחלת הספרייה האקדמית, גם תלמידי תיכון נדרשים לכתוב עבודות גמר שעומדות בדרישות אקדמיות. גם במרכזי המידע המשרתים קהל המפרסם מאמרים נדרשים להיצמד לסטנדרטים של ציטוט נכון כשמעבירים מידע ללקוח. אי אפשר לדעת לאן יתגלגל המידע שאנו מעבירים ובאמצעות הציטוט הביבליוגרפי נוכל לתרום את חלקנו בשמירה על זכויות היוצר בהון האינטלקטואלי שלו.

כללית, מצב כללי הציטוט בעברית עגום למדי. הכללים נכתבו ברובם נכתבו באנגלית ותורגמו לעברית באופן בלתי פורמלי על ידי מוסדות שונים. לא היה ניסיון להתמודד באופן כלל-ארצי עם בעיות ייחודיות לעברית כגון ניקוד לאחר אות ראשונה של השם הפרטי של המחבר (באנגלית נהוג לשים נקודה, בעברית גרש. ובצורת ציטוט? כל מוסד עושה משהו אחר). באנגלית, כותבים את הכותר בכתב נטוי, אבל בטיפוגרפיה עברית, לא רואים כל כך הרבה הבדל בין כתב רגיל לכתב נטוי. האם משלימים עם המצב? האם עוברים לכתב מודגש? שוב – כל מוסד בארץ מכריע בפני עצמו ואין אחידות.

ההסתייגות הזאת היא עוד לפני שהתחלנו לדבר על הבלבול הנוצר מהמדיות החדשות. איך נצטט נכון מאמרים ואתרי אינטרנט וסרטונים ופוסטים בבלוגים וניירות עמדה וספרים ופטנטים ועוד ועוד ועוד? יש כל כך הרבה צורות שהמידע יכול ללבוש. ובאיזה סטנדרטים נעמוד? כולל וריאציות של מו"לים, יש מעל ל-6000 צורות ציטוט תקינים. איך איש מידע אמור לשלוט בכולם?

אל דאגה – אנחנו לא אמורים לזכור בעל פה דברים איזוטריים כמו ההבדל הדק בין צורת וונקובר תקני לבין צורת וונקובר המותאם לפרסומים בכתבי עת של המו"ל אלסביר. מאז 2006 יש "שפת צורת ציטוט" (CSL) המשתמשת בשפת הסימון XML כדי לאפשר  להוסיף כללים חדשים לבנק הצורות. הפרויקט, כמו רבים וטובים בעולם של ווב 2.0, הוא שיתופי, ואנשים תורמים לטובת הכלל את הצורות שהם בונים לבנק באתר גיטהב. ואיך ספרן או מידען מן השורה, שהוא לא מתכנת ולא איש היי טק אמור לדלות מהמאגר העצום הזה את ה-3-4 צורות הציטוט הביבליוגראפי הרלבנטיים לקהל המשתמשים שלו? התוכנות לניהול ביבליוגרפיה הן הפתרון לשאלה זו.

ראינו בשבוע שעבר שלפידוס ריטר יש את היכולת לעזור לנו לצטט חומרים ביבליוגראפיים בצורה הנכונה, אבל היכולות של הכלי הזה הם רק קצה הקרחון. לרוב, עזרים לציטוט תקין נחלקים ל-3 קבוצות: עזרים בתוך תוכנות עיבוד תמלילים, תוכנות המיועדים לניהול ביבליוגראפי ומדריכים ופורום. נסקור בכל קבוצה כלי אחד, ונזכיר כמה מהאופציות האחרות.

ציטוט נכון באמצאות מעבד תמלילים

כל מעבד תמלילים משוכלל כולל כלי עזר לציטוט ביבליוגראפי. CSL התחיל את חייו כפרויקט של בניית כלי שיוכל לעבוד עם מעבד התמלילים "אופן אופיס" ומשם גלש החוצה. מאז גרסת אופיס 2007, גם למיקרוסופט יש את האפשרות לסייע לנו בציטוט תקין.

מיקרוסופט פרסם הוראות מפורטות גבי שימוש בכלי זה בוורד 2007 ובוורד 2010. כמה נקודות על ניהול ביבליוגרפי בוורד:

  • אין הוספה אוטומטית של מקורות כפי שיש בתוכנות לניהול ביבליוגרפיה. תצטרכו להקליד כל מקור שתרצו להוסיף לביבליוגרפיה.
  • המידע הביבליוגרפי נשמר במסמך שבו הוספתם אותו. אם תרצו להשתמש באותו המקור במסמך אחר, תצטרכו להקליד את המידע מחדש.
  • חלק מהשדות המאוד חשובים (לדוגמה,  גיליון וכרך למאמרים מכתבי עת) לא חשופים בתצוגת ברירת המחדל. תצטרכו להקליק על תיבת "הצג את כל שדות הביבליוגרפיה" לראות שדות שהם חובה בכל ציטוט תקין.
  • אין אפשרות לשנות ציטוטים מצורה אחר לשני באופן אוטומטי. מי שצריך, לדוגמה, לעבור ממהדורה 6 של APAלצורת שיקאגו יצטרך לבנות את כל הביבליוגרפיה והציטוטים בגוף הטקסט מחדש.

בצד החיובי, הציטוטים בוורד מתמודדים מצוין עם עברית. איך צורך לשנות את כיוון הטקסט או ליישר את השורות לצד ימין. הקלקתם על "ביבליוגרפיה", קבלתם ביבליוגרפיה תקינה בעברית. בניית ביבליוגרפיה בעברית בוורד פשוט עובדת.

מנדליי

ניהול ביבליוגרפי הוא נושא יותר רחב מבניית ביבליוגרפיות בלבד. תוכנות לניהול ביבליוגרפי עוזרות גם לנהל ביבליוגרפיה וגם לנהל את המשאבים עצמם. מי מאתנו לא הוריד את אותו המאמר פעמיים כי הוא לא מצא את הקובץ המקורי כשהיה צריך אותו שוב? או ויתר על מסמך שכבר היה ברשותו כי באותו הרגע לא היה לו גישה למחשב שעליו שמור הקובץ?

רוב התוכנות לניהול ביבליוגרפיה קשורות לאחסון בענן ובכך מאפשרות גישה למשאבים מכל מקום. הם גם מאפשרים תיוג של קבצים כדי שיהיה קל למצוא מידע בלי לזכור בדיוק איפה במחשב תייקתם אותו. חלק מהתוכנות גם מאפשרות לרשום הערות בגוף קבצי pdf ואף מאפשרים ניהול של ידע המבוסס על מידע טקסטואליים.

התוכנות החינמיות הגדולות הם זוטרו, endnote basic, ומנדליי (שלמרות שמו, אין כל קשר למנדליי מוכר ספרים). כולם די דומות ואין לאף אחת מהן ממשק בעברית; ההבדל הכי גדול ביניהם הוא שאנדנוט בייסיק הוא רק אינטרנטי ואילו זוטרו ומנדליי הם גם אינטרנטיים וגם יש להם תוכנות להורדה. נסקור את מנדליי מסיבה אחת פשוטה – תודות לתמיכה של היועצים של מנדליי – קבוצה של מתנדבים העוזרים למשתמשים להטמיע את השימוש במנדליי בצורה יעילה – תורגם לעברית חומר על תוכנה זו.

המצגת הבאה (מאוחסנת באתר slideshare, שעליו נדבר בשבועות הקרובות) מסבירה בקצרה מהו מנדליי ומה היתרונות של תוכנה לניהול ביבליוגרפי:

לצד כל היתרונות שיש בתוכנה מסוגו של מנדליי וכל השימושים האפשריים בו, יש כמה חסרונות, במיוחד במה שקשור לעברית. על הרוב אפשר להתגבר, אבל העבודה בעברית לא חלקה כמו בהפניות של וורד:

לעומת זאת מנדליי פותר בהצלחה את רוב הבעיות שהיו בהפניות של וורד.

  • כל המטהדטה (מידע על המידע – כלומר, קיטלוג המשאב) על המשאבים נשמרת במנדליי ומועברת ממנו למעבד התמלילים, כך שאפשר להוסיף מידע ביבליוגרפי פעם אחת ולהשתמש בו במסמכים שונים.
  • המטהדטה נשלפת באופן אוטומטית כשמוסיפים קובץ pdf או הפניה למאמר במאגר מידע לבנק המשאבים של מנדליי. (שימו לב שהבעיה הקיימת במנדליי, שלפעמים מילים בעברית מופיעים רדסב ךופה [קרי: בסדר הפוך] בתום השליפה האוטומטית, היא לא בעיה המיוחדת למנדליי; היא בעיה הנובעת מההיסטוריה של קידוד העברית באינטרנט.)
  • קל מאד להפוך את כל ההפניות בטקסט מסוים מצורה אחת לשנייה. מנדליי מאפשר לנו להוסיף עוד אזור של הפניות לוורד, המבוסס על מנדליי. משם אפשר לבנות ציטוטים בתוך הטקסט וביבליוגרפיה, ואם משנים שם מצורה אחת לשנייה, כל הציטוטים והביבליוגרפיות באותו הטקסט ישתנו בהתאם.

איך מתחילים להשתמש במנדליי? קודם כל, חייבים להירשם לחשבון. נכנסים לאתר של מנדליי ולוחצים על sign up and download. לאחר תהליך הרישום מנדליי יציע לנו להוריד את התוכנה למחשב הפרטי.

mendeley1

נתבקש להגדיר שם וכתובת מייל. הודעות (מעטות למדי – הודעות על מיילים חדשים והצעות חברות) יתקבלו בדוא"ל, והשם שהגדרתם יופיע בפרופיל שלכם ובפוסטים שתעלו לקבוצות.

mendeley2

לאחר מכן נתבקש להגדיר סיסמה, תחום עניין, ומעמד אקדמי. כך מנדליי יכול להציע לנו מאמרים חדשים העלולים לעניין אותנו.                     mendeley3

לבסוף, אנחנו מוזמנים להוריד את התוכנה. הרצה של קובץ התוכנה הוא כמו הרצה של כל תוכנה אחרת. כשאתם מתבקשים להכניס שם משתמש וסיסמה, תקלידו את הדוא"ל ואת הסיסמה שהגדרתם באתר מנדליי.

היחידה האקדמית לתקשוב במכללת בית ברל בנתה מספר מדריכים להתקנה ושימוש במנדליי. אנו מודים להם על כך שהרשו לנו להעלות את המדריכים שלהם לשימוש משתתפי "23 דיברות".

Mendeley – מדריך להתקנה

Mendeley – מדריך למשתמש

Mendeley – שימוש בקבוצות

תוסף מנדליי לוורד

מנדליי יכול לשמש ולעזור גם מעבר לניהול ביבליוגרפיות ועבודה עם קבצי pdf. הוא יכול גם להוות כלי לניהול ידע טקסטואלי. המצגת הבאה, שהוצגה בכנס טלדן 2013, מתאר בקצרה את העבודה עם מנדליי לניהול ידע.

בנייה עצמית

עוד דרך לבניית ציטוטים ביבליוגרפיים תקינים היא ליצור את הציטוטים במו ידיכם ובעמל כפיכם. העבודה אמנם סיזיפית אבל מדויקת, ולא דורשת שום כלי או ידע מוקדם מלבד מידע לגבי צורת הציטוט התקינה.

ואיפה אפשר לרכוש ידע זה? כאמור אין ספרים בעברית על צורות הציטוט השונות, וכן אין הסכמה רחבה לגבי ציטוט תקין בשפה העברית.

אבל אין להרים ידיים. כמעט לכל מוסד אקדמי יש מדריך לכללי ציטוט ביבליוגרפי. הרבה מאלו מבוססים על המדריך של ספריית בית ברל, הנכתב ומעודכן על ידי מנהלת הספרייה של המדרשה לאומנות, מיכל כהנא.

bib_guide

הבעיה עם מדריכים זה שהם מאד כללים, ובמקרים רבים  עולות שאלות ספציפיות לגבי משאבים ייחודיים. לצורך כך, בשנה שעברה פתחה מיכל כהנא קבוצה בפייסבוק הפורום לציטוט ביבליוגרפי. הקבוצה פתוחה לכולם ומזמינה קוראים להעלות מידע על משאבים (ציטוט תקין של ספרים, מאמרים, סרטים, עבודות אומנות, מקרא, חוזרי מנכ"ל וחוברות עבודה הם רק חלק מהשאלות שכבר הועלו) וצורת הציטוט המתאימה להם. צוות הספריות בבית ברל בונה את הציטוט הנכון לגוף הטקסט ולביבליוגרפיה ועוד ומסביר  מכשולים העולים בציטוט סוג הזה של משאב.

bib_forum

ציטוט ביבליוגרפי תקין חשוב גם מבחינת יוצר התוכן המקורי, שמגיע לו קרדיט (זה כל הרעיון העומד מאחורי רישיונות קריאטייב קומונס – לאפשר שימוש חופשי אבל ליחס את המקור ליוצריו), גם מבחינת כותב העבודה, שלא יחשבו שהוא מנסה לגנוב דעת ויפסלו לו את העבודה ואף יעמידו אותו לדין משמעתי, וגם מבחינת הקורא, שרוצה להתעמק בנושא על ידי קריאת הספרות המקורי. כפי שמובא במדריך לציטוט ביבליוגרפי של סמינר הקיבוצים,

חשיבות השימוש: סטודנטים וחוקרים הכותבים עבודות אקדמיות או מאמרים מדעיים מסתמכים על רעיונות המופיעים במקורות שונים: ספרים, מאמרים, מקורות אלקטרוניים או כל מקור אחר שמתאים לנושא עבודתם. שימוש במקורות החיצוניים הללו מחייב רישום ביבליוגרפי קפדני, שמזכה את מחברי המקורות בהכרה האקדמית המתאימה, ומאפשר לקוראי המחקר לחפש בקלות את המקורות הללו, אם ברצונם לאתר מידע נוסף בנושא.

משימת השבוע:

כתבו על השימוש בהפניות ביבליוגרפיות בארגון שלכם. האם אתם מעודדים ציטוט תקין? האם אתם מלמדים את הנושא? עד כמה נחוץ למשתמשים שלך ידע בכללי ציטוט, ועד כמה יש לכם מומחים בתחום? בחרו דרך אחד לבניית ציטוטים ביבליוגרפיים מבין השלוש, תתנסו בה, וכתבו את התרשמותכם, במיוחד בנוגע לעבודה עם משאבים בעברית.

שבוע הבא: מחברות מקוונות

דיבר 12: מסמכים שיתופיים

ישנם שירותי ענן המאפשרים בנוסף לשירותי האחסון גם את האפשרות לשתף אנשים נוספים בעבודה על אותו מסמך. השאלה העולה באופן מיידי היא: האם לא פשוט יותר לשלוח את המסמך בדוא"ל? אנו רואים שתי סיבות עיקריות שלא להשתמש בדוא"ל לצורך שיתוף. סיבה אחת היא שלא תמיד יש לכל אחד אותן התוכנות או את אותן הגרסאות. (מיקרוסופט אופיס ידוע לשמצה בכל הנוגע לתיאום בין גרסות שונות של התוכנה.) הסיבה השנייה לשתף מסמכים בענן היא שבהחלפת מסמכים בדוא"ל נשאר שביל ארוך של גרסאות שונות; הולכים לאיבוד בין שלל המסמכים. מי שינה מה מתי? מה הגרסה הנוכחית? לכו תדעו – או לכו תשתמשו באחד משירותי שיתוף מסמכים ותראו תמונות מצב עדכני בכל עת הנתון.

גוגל דרייב

כמו בכלים רבים אחרים, יש לגוגל גם כלי לעבודה משותפת ואחסון בענן – גוגל דרייב (לשעבר גוגל דוקס). יתכן שיהיה קל יותר להתחיל את העבודה במסמכים משותפים בכלי של גוגל ולו רק בגלל הסיבה שהממשק מוכר.

נכנסים לגוגל דרייב עם הסיסמה המשמשת לכל השירותים האחרים של גוגל. שלושת סרטוני הוידאו מטה מסבירים איך להירשם לגוגל דרייב, איך לאחסן קבצים, ואיך לשתף את העבודה שלכם עם אחרים.

לגוגל דרייב יש אפליקציות כדי שתוכלו לשלב אותו עם המחשב הפרטי וגם הסמארטפון, ומהווב-סטור של הדפדפן כרום אפשר להוריד מספר של תוספים שיאפשרו עבודה מתקדמת עם גוגל דרייב.

webstore

מהם חסרונותיו של גוגל דרייב? החסרון העקרי הוא בכך שזה כלי השייך לגוגל. גוגל יכולה להחליט על סגירת הדרייב (תזכרו מה שאמרנו לגבי גוגל רידר בדיבר 2, ומה תעשו אז? הרי קיבלתם את השרות בחינם). חיסרון נוסף  הוא בנושא הפרטיות. חברת גוגל כבר הודתה בבית המשפט שהמכונות שלהם קוראות כל מה שנשלח דרך ג'ימייל כדי להתאים פרסומים לתוכן המיילים. ואם הם עדיין לא סורקים את התכנים שאנשים מעלים לגוגל דרייב, יש סיכוי סביר שזה יבוא בהמשך. המודל העסקי של גוגל הוא לא לספק שירותים ומנוע חיפוש לאנשים פרטיים, אלא למכור פרסומות. אתם אינכם הלקוחות של גוגל, אתם המידע שהם מוכרים ללקוחות שלהם. עד כמה אתם מוכנים להסתכן בכך שהמכונות של גוגל יקראו כל מה שאתם עושים און-ליין? 

סקיי דרייב

אפשרות נוספת  לעבודה בשפה העברית היא סקיי דרייב של מיקרוסופט, במיוחד עבור אלה שמרגישים בנוח בעבודה עם מיקרוסופט אופיס.

במסך הפתיחה אפשר להירשם ולהיכנס לסקיי דרייב, והכל בעברית.

skydrive

הממשק שרואים לאחר הכניסה הוא די בסיסי ומרובע ודומה לווינדוס 8.

skydrivestart

כדי לצור מסמך המבוסס על אופיס 2010, הקליקו על הכפתור "צור".

skydrive create

נבחר ביצירת מסמך וורד, ונקבל משהו שנראה כמו גרסת מיני של וורד 2010.

skydrive newfile

מכיוון שיצרנו קובץ docx אמיתי, התוצר מתאים להתקנות של וורד בכל מחשב.

אבל מה עם שיתוף? משרד החינוך הסביר את דרכי העבודה בסקיי דרייב.

כמו גוגל דרייב, גם לסקיי דרייב יש אפליקציות המאפשרים שימוש בדרייב כאחסון בענן מהמחשב האישי ומהסמארטפונים.

 פידוס ריטר

הכלי האחרון שאנו נסקור הוא פידוס ריטר.

מצד אחד יש לכלי זה שני חסרונות גדולים:

אך מצד שני, יש לכלי זה שלושה גם יתרונות עצומים:

  • אפשר להפיק משוואות מתמטיות שנראות מקצועיות.
  • הכלי יעזור לכם לארגן ולצטט משאבים ביבליוגרפים בצורה הנכונה (APA, MLA, ושיקאגו)
  • הכלי יעזור לכם לארגן פרקים נפרדים וביבליוגרפיות לקובץ PDF  אחד או לספר אלקטרוני.

האם היתרונות בכלי זה עולים על החיסרון של ממשק בעברית. זו שאלה שרק אתם תוכלו להשיב עליה ולקבל  את ההחלטה עבור עצמכם.

איך מתחילים עם פידוס ריטר?

fidus_signin

יש מגוון אפשרויות כניסה – דרך גוגל, פייסבוק, טוויטר, או דרך הרשמה באמצעות כתובת הדוא"ל. אם אתם קוראים ספרדית, גרמנית או רוסית, אתם ברי-מזל: אפשר להפוך את הממשק לשפות האלו ועדיין להזין תוכן למסמכים בשפה העברית.

לאחר שנכנסתם לחשבון שלכם תגיעו למסך העיקרי של התוכנה.

fidus_open

כדי ליצור ממסמך חדש מקליקים על הכפתור "Create New Document".

למרות שאי-אפשר לשנות את שפת הממשק לעברית, אפשר לצור מסמכים בעברית. בנוסף, אין אייקונים המאפשרים יישור הטקסט לימין או לשמאל; לפיכך תצטרכו להשתמש במקלדת ולהקליד  CTRL+L, CTRL+R, CTRL+E או לחיצה על הרווח ו"שיפט" בעת ובעונה אחת (או המקבילים לכל אלה במקינטוש). כמו שכל הכלים שדנו בהם, שמירת השינויים במסמך היא אוטומטית, אחת לכל כמה שניות.

fidus_docכדי לשתף את המסמך עם אחרים, לוחצים על File בסרגל התפריטים, ואז על Share.

fidus_share1

אפשר לשתף את המסמך רק עם חברים בעלי חשבון בפידוס ריטר. ניתן להזמין אותם ממסך השיתוף שנפתח לנו. לוחצים על Add new contact .

fidus_share1

ומקלידים את כתובת הדוא"ל של המשתתף הרצוי ולוחצים על Submit.

fidus_share3

אם הם לא רשומים לפידוס ריטר, תקבלו את האפשרות להזמין אותם.

fidus_share4

אם יש להם חשבון בפידוס רייטר, הם י ייכנסו מיידית לרשימת המשתתפים במסמך.

fidus_share5

אפשר להזמין אנשים להשתתף במסמך לקריאה בלבד, או לעריכה על ידי הורדת תפריט ה- Rights ולחיצה על התפקיד המתאים.

fidus_share6

אחד הדרכים בו פידוס רייטר מסייע לשיתוף פעולה אקדמי הוא מתן אפשרות לבנות בנק של מידע ביבליוגרפי ושל תמונות אשר נוכל לשלב במסמכים שונים כפי רצוננו. על מנת לבנות את הבנקים האלו, עלינו לחזור למסך הראשי על ידי לחיצה על ה-X  הקטן בצד ימין למעלה. (לא משנה מה תעשו, ה-X הזה יישאר גלוי בצד ימין למעלה של כל מסמך פתוח. בתמונה מטה ה-X צף מעל המלל בתיבת ה-  Comments.)

fidus_doc

חוזרים למסך הראשי:

fidus_bib

כדי לבנות בנק תמונות, לוחצים על IMAGES ומתחילים להעלות תמונות.

fidus_pictures

כדי לבנות בנק של פריטים ביבליוגרפיים, לוחצים על BIBLIOGRAPHY ואז על Register new source.

fidus_bib1a

לפידוס רייטר יש רשימה מרשימה של סוגי חומר. הרשימה לא הייתה מביישת שום תוכנה לניהול ביבליוגרפיות (שעליהם נדבר בשבוע הבא).

לאחר שבחרתם את סוג החומר, תוכלו להחליט איזה שדות מידע חייבים בציטוטים וכן תוכלו להוסיף את פרטי משאב המידע. וחשוב לציין כי למרות שכל התפריטים הם באנגלית, אפשר להזין תכנים בעברית.

fidus_bib2

לאחר בניית הבנק, אפשר לחזור למסמך וללחוץ על כפתור הגרשיים כדי להוסיף ציטוט ביבליוגראפי.

fidus_doc

ייפתח חלון שבו אפשר לבחור את המשאב הנכון מתוך הבנק שיצרנו.

fidus_bib3

כדי לכתוב נוסחה מתימטית יש ללחוץ על כפתור שורש ריבועי:

fidus_doc

יפתח חלון שיאפשר הזנת הנוסחה בסימנים של LATEX (מערכת מתוחכמת להכנת מסמכים). יש רשימה של סימנים אלו ומה שמקלידים כדי להפיק את הסמלים שהוכן על ידי ל' קוקבך.

fidus math

האופציה האחרונה שנדבר עליו היא יצירת ספרים מהמסמכים. חוזרים למסך הראשי ולוחצים על BOOKS.

fidus_bookאפשר להוסיף מסמך בודד או מספר מסמכים ולאחד אותם לספר אחד. בסוף, תוכלו לבחור בין יצירת ספר אלקטרוני בפורמט epub שמאפשר קריאה בכל מכשיר נייד ומחשב לבין יצירת קובץ PDF. אפשר גם להוסיף מטהדטה תיאורי לספר.

בתוך המסמך עצמו, תוכלו לבחור גם ליצא את המידע לקובץ HTML כדי לבנות דף אינטרנטי.

משימת השבוע

תתנסו בכלים שהצענו וכתבו עד כמה חשובים לכם הפיצ'רים של כל אחד מהם, וכן אילו ויתורים אתם מוכנים לעשות עבור שימוש בממשק בשפה העיברת? איך אפשר לנצל את היכולת לשתף מסמכים בין חברי הצוות וגם בין הצוות ללקוחות? האם עבודה יצירתית של בניית מסמכים וספרים במשותף יכול לתרום לבניית הקהילה של הארגון, והאם רצוי לבנות רבדים רבדים של קהילות ותת-קהילות באותו הכלי?

בשבוע הבא: תוכנות לניהול ביבליוגרפיה

דיבר 11: אחסון בענן

תם עידן הדיסק הקשיח. תמו הימים שבהם שכחתם לגבות את העבודה שלכם. עברו מהעולם הימים שהייתם חייבים להעביר קבצים ממחשב למחשב באופן ידני וכבר אין שום צורך להסתובב עם ערימה של דיסק-און-קייס.

היום כולם נמצאים בענן, שומרים את העבודה שלהם בשרתים חיצוניים וניגשים אליו מכל מחשב, מכל מקום ובכל שעה.

נשמע אידיאלי, לא? חוץ ממתי שתשכחו להעלות קובץ שעבדתם עליו שעות. חוץ ממקרים שבהם ספק שירותי הענן פושט את הרגל או  נתקל בבעיות משפטיות ונעלם, ואיתו הקבצים שלכם.

האם משמע הדבר הוא שאחסון בענן הוא לא דבר טוב? ברור שלא. משמע הדבר הוא שאחסון בענן אמור להיות חלק מארסנל האחסון, לא להחליף לגמרי גיבוי בדיסקים חיצוניים ונהלים לגיבוי מרחוק.

אפשר להשתמש באחסון בענן גם לעבודה של צוות הספרייה/ארגון מידע (הוא במיוחד טוב לקבצים שמספר רב של אנשים חייבים גישה אליהם) וגם להנגיש מידע ומשאבים למשתמשים. אפשר לרכז תוצאות חיפוש לתיקייה אחת, להעלות את התיקייה לענן ולשלוח את הכתובת ללקוח. אפשר להעלות תמונות מאירועים בצורה יותר פרטית מברשתות החברתיות, וגם לנצל נפח יותר גדול משאפשר בדוא"ל. בספריית הקונגרס עובדים כבר שנים על פרויקט שימוש בשירותי אחסון בענן בכדי לשמר תוכן דיגיטלי.

יש המון, המון ספקי אחסון בענן והעבודה אתם פחות או יותר זהה. למה לבחור ספק זה או אחר? יש לבדוק 2 מאפיינים חשובים: אמינות הספק (מי עומד מאחורי השירות? כמה זמן הם בעסק וכמה לקוחות יש להם?) ונפח האחסון. גוגל מספקת שירותי אחסון בענן על ידי היישום גוגל דרייב, ועליו נדבר בשבוע הבא. השבוע נתמקד על 3 ספקים של שירותי אחסון נטו.

הענן של בזק

לדוברי עברית, השירות הכי נח הוא כנראה הענן של בזק. בזק מפרסמת שהם נותנים אחסון חינם בלי הגבלות ומאפשרים גיבוי מכל תיקייה במחשב או סמארטפון ושיתוף קבצים. השירות ניתן  ללקוחות בזק (טלפון ו/או אינטרנט).

לא רע. ומה הקאץ'? לפי מאמר בגלובס:

בזק מציעה נפח אחסון ללא הגבלה חינם – הצעה מפתה מאוד, הטובה ביותר היום בענף, אבל בתנאי השירות יש גם אותיות קטנות ומרתיעות: בזק יכולה להפסיק באופן קבוע או זמני את השירות, לגבות כסף, להגביל את נפח השימוש וגם לגבות עליו תשלום. כמו כן, בזק יכולה להפסיק את השירות באופן מיידי אם הלקוח חרג מנפח האחסון (כאמור השירות אמור להיות ללא הגבלת נפח אחסון). בזק גם רשאית להגביל את כמות הצפיות של המשתמש בשירות.

דרופבוקס

אם אתם מחפשים פתרון אחסון לא-מקומי או שאתם אינכם לקוחות בזק, תמיד יש את דרופבוקס, פתרון האחסון בענן הכי פופולרי. לדרופבוקס יש תמיכה בשמות קבצים ותיקיותבעברית, אך אין אפשרות לתרגם את הממשק לאינטרנט, לסמארטפון, או למחשב לשפת הקודש. אין מה לדאוג – לאחר ההתקנה, כמעט ולא תשתמשו בממשק.

הוידיאו מטה מסביר איך להירשם לדרופבוקס, איך להוריד את התוכנה, ואיך להשתמש בשירות. (ונכון, היום הילדים צועדים כמה צעדים לפנינו בכל מה שקשור לווב 2.0. זה לא אומר שאנחנו לא יכולים להדביק פערים!)

מגה

אם אתם מעוניינים ביותר נפח אחסון ולא חשובה לכם האפשרות לסנכרן את הגיבוי בענן עם תיקיות במחשב, אולי תתעניינו בשירות מגה. הוא מציע נפח של GB 50 בחינם (זוכרים הימים שדיסק קשיח בגודל של GB50 היה בגדר חלום?) ואפשר להפוך את שפת הממשק לעברית. (מהדף הראשי ומכל דף באתר נכנסים לMENU ומשם לLANGUAGE ובוחרים בעברית.)

mega_language

mega_language2

כדאי לקחת בחשבון שמייסד מגה, קים דוטקום, הסתבך כבר פעם אחת עם הרשויות האמריקאיות על שירות אחסון בענן. האתר הקודם שלו נסגר על ידי הרשויות, ולמשתמשים היה מעט מדי זמן לגבות את הקבצים שלהם במקומות אחרים. אם תשתמשו במגה (וכפי שאמרנו למעלה, אם תשתמשו בכל שירות אחסון בענן) מומלץ לגבות את הקבצים גם לאחסון פיסי בשליטתכם.

משימת השבוע:

תתחילו לחשוב על מדיניות הגיבוי בארגונכם. האם היא כוללת ניצול של אחסון בענן? האם אתם כבר משתמשים באחד מספקי אחסון בענן, ואם כן, שתפו את קוראי הבלוגים שלכם בבחירה והסיבות מאחורי הבחירה שלכם. האם יש לכם העדפה לגבי אפשרות סנכרון? עד כמה חשוב לכם האמינות והמוניטין של בעלי השירות? האם יש לכם רעיונות יצירתיים לניצול הנפח המוצע בשירותי אחסון בענן לטובת ארגונכם?

שבוע הבא: מסמכים משותפים בענן

דיבר 10: רפלקציה בנושא רשתות חברתיות

בחודש האחרון עברנו על המון חומר, בעיקר באתרים שלא מתממשקים בצורה טובה עם העברית. השבוע נוכל לקחת נשימה עמוקה, להדביק פערים ולקרוא בלוגים של משתתפים אחרים.

facebookreflection

האם חיברתם אסטרטגית רשתות החברתיות? למרות שהפוסט הזה מיועד לעסקים, הוא גם שואל את השאלות הנכונות לספריות ואירגוני מידע.

הבלוג "72 זקנים" מסכם את ה"עשה ולא תעשה" של שיווק ספריות ברשתות החברתיות:

השאיפה של כל תכנית מדיה חברתית בספרייה היא לבנות קשרים ואימון עם הקהל תוך כדי שיחה ערה וידידותית .המדיה נותנת לנו את הכלים, ואנחנו צריכים להשתמש בהם בדרך הנכונה והיעילה ביותר.

משימת השבוע

נא שתפו את אסטרטגית הרשתות החברתיות שלכם, לפחות באופן חלקי אם לא במלואו. אחרי הכול, זה החידוש ברשתות החברתיות ובווב 2.0: שיתוף מידע וידע פתוח וגלוי לכולם.

שבוע הבא: אחסון ענן