דיבר 23: התפתחות מקצועיות אישית

צמיחה

פורים שמח!

פורים שמח!

תמונה של נערה בתחפושת של מלכת אסתר בסגנון תימני בחגיגות פורים בתל אביב, 1934
אוסף American Colony
מתוך אתר פיקיוויקי ברישיון CC-BY

הגענו לשבוע 23 והאחרון של תוכנית "23 דיברות". השבוע נעסוק בבניית תוכנית אישית להמשך ההתפתחות המקצועית.


הערה אישית: לאורך התוכנית קבלתי משובים ממשתתפי התוכנית במייל, ברשתות החברתיות, בתגובות לבלוג, ובימי עיון. אני מודה לכם על ההתעניינות והפירגון.

התפתחות מקצועית הוא לא משהו שעושים פעם אחת ודי, ואחד מהדברים היפים בתוכנית מסוג "23 דיברות" הוא שאפשר לחדש אותה מידי פעם  עם תכנים חדשים. כדי להסיק מסקנות ולשרטט קווים לתוכנית חדשה ומשופרת, אשמח אם תמלאו שאלון קצר אודות השתתפותכם בתוכנית. אשמח למשוב גם אם לא התנסיתם על כל הכלים או אפילו אם טרם קראתם את כל הדיברות.


אברהם מאסלו אמר שיש לאדם שתי אפשרויות: לצעוד קדימה לתוך צמיחה או לסוג אחורה לתוך הנוחות. בארגוני המידע אנחנו צריכים לצעוד בשני הכיוונים בו זמנית – להתקדם ולעזור למשתמשים שלנו להתקדם וגם לשמר את הידע הקיים לדורות הבאים.

בתוכנית "23 דיברות" התנסינו בכלים חדישים מעולם הווב 2.0, אבל המטרות הבסיסיות של מידענים בארגוני המידע נשארו כפי שהיו – איסוף, ארגון והנגשת מידע כדי לשרת את קהל המשתמשים. השילוב בין החדש והישן הוא אחד מהיעדים המרכזיים לתוכנית אישית להתפתחות מקצועית.

צמיחה

תמונה ברשיון CC מאת Kevin Trotman

ד"ר גבי דותן (מהמכללה האקדמית בית ברל ומאוניברסיטת חיפה) כתבה בדוקטורט שלה על הפער בין הרצון של ספרנים ישראליים להתפתחות מקצועית והאפשרויות שלהם להשתלם. הפער הזה עדיין קיים, יותר מעשור לאחר כתיבת הדיסרטציה. לכן, ספרנים ומידענים הרוצים להתפתח בתחום המקצועי חייבים לבנות תכנית אישית המורכבת מלימודים פורמליים, לימודים בלתי-פורמליים ולימוד עצמי.

איך בונים תכנית אישית להתפתחות מקצועית?

  1. השלב הראשון הוא לערוך חשבון נפש. מה מעניין אתכם בעבודה שלכם? איזה תחומים, איזה נושאים, איזה הזדמנויות לקידום מקצועי? האם תחומי העניין שלכם תואמים את הצרכים ואת המטרות של מקום העבודה שלכם?
  2. בשלב השני בודקים את היכולת הטכנית להתקדם בתוך תחומי העניין – ידע טכנולוגי, תכונות אישיות וכישורים.
  3. בשלב השלישי בוחנים את צורכי הארגון בו אתם עובדים – הרי אנחנו מדברים על פיתוח מקצועי, והשדה הטבעי שבו יבוא הפיתוח שלכם לידי ביטוי הוא מקום העבודה בהווה או בעתיד.

(מי שמעדיף להשתמש בכלים להערכה זו יכול להתחיל עם ניתוח SWOT , כלי מעולם הארגוני. לפי אתר Visionpoint, ניתוח SWOT הוא

אנליזה הבודקת את האירגון, פנימה והחוצה וממפה את יכולותיו הנוכחיות והעתידיות, בכדי לשקול מחדש את האסטרטגיה הארגונית, שתביא להצלחה גדולה יותר של הארגון. האנליזה הפנימית מהווה הערכה כוללת של הסביבה הפנימית באירגון, חוזקותיה וחולשותיה. ההסתכלות היא פנימית אך ההערכה נעשית בהשוואה למתחרים. האנליזה החיצונית בודקת את הסביבה החיצונית ואת יכולת הארגון להתאים את עצמו להתרחשויות בשוק, בכדי לשפר את ביצועיו ולמצב את עצמו טוב יותר מול מתחריו. אנליזת ה-SWOT יכולה להוות בסיס לקביעת יעדי החברה, הגדרת האסטרטגיה והטמעתה.

אין לשכוח שכולנו עסוקים, בין אם אנחנו משכירים את שירותינו ללקוח אחד (שכירים) או לקוחות רבים  (עצמאיים) ולכן, יש מקום לאמץ כלים מעולם העסקים כדי להאיץ את קצב צמיחת העסקים שלנו.

באמצעות השלבים תוכלו לאתר כיוונים שבהם תרצו להתקדם, החסמים שמונעים מכם את ההתפתחות, והצרכים הקיימים שאתם לא עונים עליהם. כדי לגשר על הפער הזה בין הרצוי והמצוי, יש להציב יעדים.

אחת הבעיות העיקריות עם יעדים היא הגדרתה. "בעוד שנה אהיה מידען יותר טוב" זה לא יעד בר-השגה – מה זה אומר "יותר טוב"? איך תדעו שהפכתם להיות יותר טובים? אפשר ללמוד איך לעבוד בשלושה מאגרי מידע חדשים. אפשר לצור קשרי עבודה עם עוד חמישה מידענים. אפשר להשתתף בעוד ארבעה כנסים וימי עיון. האם כל זה יהפוך אתכם למידענים יותר טובים? אי אפשר לדעת. אבל אם גיליתם פער בידע שלכם והגדרתם מהלך שימלא את הפער, יש מצב טוב שהמטרות הגדולות והמופשטות יותר יתגשמו גם הם.

בלוג ניהול בגובה העיניים מסביר למה חייבים להגדיר את היעדים לפני תחילת העבודה:

הגדרת המטרות הינה חלק חשוב, ראשוני ומרכזי לפני כל תחילת פעילות. הגדרת מדדים הינה קריטית על מנת שנוכל לדעת:
1. בסוף הפעילות: האם המטרות הושגו?
2. במהלך הפעילות: האם אנחנו מתקדמים לעבר המטרות, ובאיזה קצב?
זכרו: "מה שלא נמדד – לא מנוהל".

מודל נפוץ להצבת יעדים הוא מודל ה-SMART , ראשי תיבות לסוג היעדים שנציב לעצמנו.

הצבת יעדי SMART

Specific – מטרות ממוקדות ככל הניתן
Measurable – מטרות הניתנות למדידה, כדי שנוכל לדעת אם אנחנו מתקדמים לקראת היעד. המדידה לאו דווקא מספרית.
Achievable – מאד יפה לחלום, אבל חלומות לא יובילו אתכם להישגים מקצועיים. חייבים להציב יעדים שהם ברי-השגה. לא “בשנה הבאה ארוויח מיליון דולר בעבודה” אלא “בשנה הבאה אגיש בקשה מנומקת להעלאה במשכורת / בשנה הבאה אני אעלה את התעריפים שלי ב5%.”
Relevant – מדובר ה ביעד לפיתוח מקצועי, ויעד חייב לתאם את המטרות שלכם ואת הצרכים של הארגון בו אתם עובדים.
Time-bound – חתום בזמן. רובנו עסוקים ודוחים דברים בלי דד-ליינים לטובת הדברים שחייבים להיעשות כאן ועכשיו. אל תתנו ליעדים שלכם ליפול לקבוצה של דברים שדוחים למחר, כי מחר אף פעם לא מגיע. הציבו תאריך יעד (שהוא הגיוני ביחס לדרישות שניצבות מולנו בהשגת היעד – לדוגמה, מי שהציב לעצמו יעד "לקבל תואר בניהול מידע" ועוד לא התקבל ללימודים לא יוכל לחתום את יעד זה בשנה הקרובה.)

לאחר שהשגתם את היעד, הגיע הזמן להפוך את היעד הSMART ליעד SMARTER על ידי הוספת שני תהליכים:

Evaluate – האם היעד באמת שירת את המטרות שלכם? האם עמדתם בדרישות היעד ולוח הזמנים? אם לא, איך היה אפשר לשנות את היעד כדי שהיה אפשר להגיש אותו בצורה יותר מושלמת?

Re-Do – תחזור על מודל ה-SMART ותציבו לעצמכם עוד יעד שיקדם אתכם לכיוון המטרות המקצועיות שלכם.

יעדים מדידים

יש גם הסתייגויות למודל ה-SMART, ישנם קולות הטוענים שהשיטה יותר מסובכת מכפי שהיא צריכה להיות. יש האומרים שהמודל ארוך מדי, במיוחד למי שרוצה להציב לעצמו מספר יעדים בו-זמנית. בבלוג אהבה ואפקטיביות ישנו הסבר על מודל ה-MT המכיל רק שני פרמטרים. העקרונות הצבת היעדים במודל ה-MT מדברים על כך שהיעד צריך להיות מדיד (Measurable) ותחום בזמן (Time-bound). המחשבה שמאחורי המודל אומרת שרק יעדים ספציפיים הינם מדידים, ואז אין צורך לבחון את מידת הממוקדות של היעד.

המודל הזה לא מתייחס לאפשרות להשיג את היעד (Achievable) או להתאים את היעד למטרות (Relevant) כי אלו פרמטרים שניתנים לשינוי. מה שלא בר-השגה השנה יכול להיות בר-השגה בעוד שנה-שנתיים, ומכיוון שכל ארגון גם בוחן ומשנה את היעדים שלו, היעד שבחרתם יכול לעיתים להתאים ליעדים של הארגון שלכם, אך באותה מידה, הארגון יכול לשנות את היעדים שלו ואז העיד שבחרתם לא יתאים ליעד של הארגון.

מודל ה-SMART אמור להציב בפנינו יעדים שנוכל להשיג; מודל ה-MT נותן לנו להגדיר יעדים שהם קצת מעבר ל"אזור ההתפתחות הקרובה" (מונח מתחום החינוך, רמת ההישגים שאנחנו יכולים להשיג בעזרת מדריך או עמית יותר מנוסה). במודל ה-SMART חשוב להציב יעדים ברי-השגה כדי שלא נתאכזב מאי-השגת היעדים ונמשיך להציב ולהשיג יעדים בדרך להתפתחות מקצועית. מודל ה-MT מיועד לאלה שלא פורשים בקלות ויכולים לאתגר את עצמם קצת יותר.

מחברי הבלוג CPD23 הבינלאומי בנו תבנית ליעדי ההתפתחות מקצועית. התבנית תורגמה לעברית, אבל היא רק אחת מהדרכים לעקוב אחרי ההתקדמות שלכם לקראת היעדים שהצבתם לעצמכם.

לפי מאמר מאת אן ובסטר-ריט, "התפתחות מקצועית מתמשכת חיונית לשמירה על מקצוענות איכותית והיא אחריותו של כל איש מקצוע בכל תחום." זה נכון ביתר שאת בתחום שחייב להתפתח כדי לישר קו עם שינויים טכנולוגיים ולהתמודד מול מקורות מידע מחוץ למקצוע.

תוכנית "23 דיברות" מהווה כלי אחד מני רבים להתפתחות מקצועית אישית. אני מקווה שאפגוש  אתכם בהמשך, בימי עיון, בכנסים, בארגונים, ברשימות התפוצה וברשתות החברתיות.

דיבר 16: רפלקציה / תרשים גאנט

בשבועות האחרונים עסקנו בצדדים הטכניים של עבודת צוות בארגוני מידע – מרחבי המפגש האפשריים בענן והתוצרים המופקים כתוצאה ממפגש זה. ישנה, כידוע, תורה שלמה העוסקת בפיתוח צוותי עבודה; ד"ר יעקב הכט חקר את השיתוף דיגיטאלי בארגונים בישראל ותוצאות המחקר פורסמו במגזין של האיגוד האינטרנט הישראלי.

בגדול, הנושא מורכב משלושה אלמנטים:

1.     הבחירה לבצע את עבודת הארגון בצוותים ולא לחוד

נצטט כמה מילים על מהות קבוצות עבודה בארגונים:

מטרה משותפת, קבוצה של אנשים שיש בינם תלות הדדית (מקצועית בעיקר), מיומנויות ייחודיות אצל כל אחד שמשלימות את השלם, נהלים וכלים לעבודת צוות וכמובן מחויבות אמיתית לתוצאות.

למה בכלל לעבוד בצוותים? העבודה בצוות לא רק תורמת לארגון, אבל גם לעובדים. היא מוסיפה עניין וגיוון עקב הצורך לתקשר עם אנשים אחרים.

2.     בחירת כלים מתאימים

עסקנו במספר כלים ספציפיים שיכולים להקל על העבודה משותפת – מסמכים, אחסון, ציטוט, והשבוע, בנוסף לרפלקציה, נסקור תרשימי גאנט לתזמוני עבודה משותפת. כמובן שבחירת כלי חייבת להיות כפופה למדיניות אבטחת המידע של הארגון; אסור לסכן מידע רגיש על ידי העמדתו  במקומות/אתרים פגיעים. במידה ואין מדיניות כזו בארגון שלכם, זה הזמן לחבר מסמך בעניין זה ולהטמיע כללי עבודה בהתאם.

3.     ניהול צוות העבודה

אחרי שהתקבלה ההחלטה לעבוד בצוותים, נבחרו החברים ונפתחו הכלים, יש גם ניהול נכון של הקבוצה כדי להשיג את מטרות הארגון. עבודה משותפת דורשת ניהול, כידוע לא קל לעבוד בצוות:

לא תמיד אנשים מצליחים לעבוד היטב יחד. יריבויות אישיות ובין-מחלקתיות קיימות בכל ארגון. הישמר מפניהן; הן עלולות להרוס את התוכניות המבריקות ביותר.

מאיר לירז כתב מבוא קצר לייעול עבודה צוותית בארגונים.

אחד הדברים שיכולים להפחית את הבעיות הבינאישיות בצוותים הוא לוח זמנים מובנה וציפיות ברורות. מי יעשה איזה חלקים של העבודה? מתי? באיזה שלב של הפרויקט אנחנו עומדים, ומי מחכה למי כדי למלא את חובותיו לצוות? כדי לענות על שאלות מסוג זה, הנרי גאנט פיתח תרשים לתיאור פעילויות עם הקשרים ביניהן תוך ציון הזמן של כל פעילות ופעילות. סוג זה של תרשים נמצא בשימושם של ארגונים כבר מעל ל-100 שנה.

באתר "שיתופים לקידום החברה האזרחית" יש סקירה של מספר כלים לניהול עבודה משותפת, כולל רקע והסבר על תרשימי גאנט. בעבודה עם תרשימי גאנט יש מספר שלבים: פירוק העבודה הקבוצתית למשימות, קביעת לוח זמנים לכל משימה, קביעת מערכות תלות בין משימה למשימה (לדוגמה, אי אפשר להפיק נויזלטר לפני שכותבים את המאמרים), קביעת הסכנות הכרוכות באי-עשייה של משימות, ובדיקת תפוקת עבודה ועמידה בלוח זמנים.

יש תוכנות רבות  להורדה, בתשלום ובחינם, לבניית תרשימי גאנט. מספר הכלים יורד אם רוצים  תרשים גאנט שנבנה ונשאר בענן. אחד מהכלים הזמינים הוא גאנטר, שעובד עם גוגל דרייב.

gantter_website

יש גם תוספת לדפדן כרום.

gantt_chrome

כדי להתחיל לבנות תרשימים, נכנסים לאתר גאנטר ומקליקים על הקישורית gantter editions בצד ימין למעלה.

gantter_editions

בוחרים באופציה for Google Drive; לוחצים על Start Now.

drive_gantter_tie

גאנטר יבקש רשות לקשור בינו לבין חשבון הגוגל שלכם ויפתח תרשים גאנט ריק בתוך הגוגל דרייב שלכם.

gantter_blank

בפעמים הבאות שתרצו לעבוד עם אותו התרשים, לא תצטרכו להיכנס לאתר גאנטר; הקובץ נפתח בגאנטר דרך גוגל דרייב. (שימו לב: הפתיחה באמצעות גוגל דרייב הוא לצפייה בלבד; לצורך עדכון התרשים, חייבים לפתוח ב-Gantter for Google Drive.)

gantt_drive_open

המנשק מתורגם למספר שפות, אבל לא לעברית. יש קישורית לשרשור באתר שירות לקוחות המרכז פרויקטים לתרגום המנשק, אבל אין עוד אף אחד שהרים את הכפפה בנושא תרגום של גאנטר לעברית.

gantter_noHebrew

בכל פתיחת התרשים, "גאנטר לגוגל דרייב"  ישאל אם אתם מוכנים לשתף את המיקום שלכם עם חברת סמארט-אפ. שיתוף כזה לא מוסיף לפונקציונאליות של התרשים ואין שום סיבה לשתף את המידע.

בתרשים גאנטר יש 3 מרכיבים חשובים: Tasks (משימות: חלקי הפרויקט), Resources (משאבים: כל אותם הדברים שיעזרו לבצע את הפרוייקט, החל מחברי הצוות ועד לקישוריות של מידע באינטרנט) ו-Risks –  (הסיכונים לפרויקט ולארגון אם לא מבצעים את המשימה).

gantt_drive_1

כדי להוסיף משימה חדשה, הקלידו אותה על גיליון העבודה. לחיצה כפולה על הלו"ז של אותו המשימה (בצד ימין, בלוח השנה) תיתן לכם להכניס כל מיני מאפיינים של המשימה:

  • זמן משוער לסיום וכד'properties_general
  • משאבים, כולל צוות הפרויקט. אפשר להגדיר כמה אחוזי משרה של כל עובד מוקצים לטובת המשימה.

properties_resources

  • התלות של משימה אחת במשימה אחרת, כלומר – חוסר האפשרות להתחיל חלק אחד של הפרויקט לפני שמסיימים חלק אחר, לדוגמא: אין אפשר לעצב אינפוגרפיה לפני שאוספים את הנתונים לעיצוב.

properties_pred

  • וקישוריות הקשורות למשימה (לדוגמא: מדריכים לתפעול, אתר עם מידע ונתונים).

gantt_drive_properties_link

קיימת גם אפשרות לעיצוב הצבעים, אזור לרישום הערות ואפשרות להגדיר סיכונים.

בלחיצה על פנקס הכתובות בצד שמאל אנחנו נכנסים לתצוגת המשאבים.

כאן מגדירים את המשאבים העומדים לרשותנו. אנחנו יכולים להבחין בין משאבים שהם חומרים ומשאבים שהם כח אדם ולרשום כמה עולה כל משאב (בדולרים; אין אפשרות להזין ₪) כדי שנוכל לאמוד כמה הפרויקט יעלה לנו.

gantt_resources

אזור לוחות השנה אינו כל כך שימושי, כי אין קשר בין לוחות השנה של גוגל לבין לוחות השנה כאן, ואין דרך להגדיר איפה ממוקם לוח השנה שבתצוגה.

gantt_rcalendars

באזור הסיכונים אפשר להוסיף כל סיכון שיכול לנבוע מעשייה ומאי-עשייה בפרויקט, מהי מידת הסבירות של אותו הסיכון, מהם הקשיים שעלולים לצוץ אם הסיכון אכן יתרחש, ומה חייבים לעשות למנוע את הגשמת הסיכון.

gantt_risks

לשמירת התרשים, חשוב להיכנס לתפריט Project ולבחור Save to Google Drive.

gantt_save

משימת השבוע

מכיוון שהשבוע מוקדש ברובו לרפלקציה, המשימה היא יותר תיאורטית. חישבו על ארגון המידע/עסק מידע שבו אתם עובדים. האם יש תרבות ארגונית המעודדת עבודה משותפת יעילה? האם יש לכם גישה לכלים מתאימים שלא בווב 2.0? אם כל הכלים שעומדים לרשותכם הם באתרים חינמיים, מה אתם עושים כדי להבטיח שלא תהיה דליפה של מידע פרטי/רגיש החוצה?

איפה אתם רואים הצלחות בארגון תודות לעבודת צוות, ואיפה התרבות והרכב הקבוצה מכשילות את העבודה? האם הבעיות נובעות מחוסר הגדרת התפקידים והמשימות או שהן נובעות ממשהו אחר?

בשבוע הבא: שיתוף מסכים

דיבר 10: רפלקציה בנושא רשתות חברתיות

בחודש האחרון עברנו על המון חומר, בעיקר באתרים שלא מתממשקים בצורה טובה עם העברית. השבוע נוכל לקחת נשימה עמוקה, להדביק פערים ולקרוא בלוגים של משתתפים אחרים.

facebookreflection

האם חיברתם אסטרטגית רשתות החברתיות? למרות שהפוסט הזה מיועד לעסקים, הוא גם שואל את השאלות הנכונות לספריות ואירגוני מידע.

הבלוג "72 זקנים" מסכם את ה"עשה ולא תעשה" של שיווק ספריות ברשתות החברתיות:

השאיפה של כל תכנית מדיה חברתית בספרייה היא לבנות קשרים ואימון עם הקהל תוך כדי שיחה ערה וידידותית .המדיה נותנת לנו את הכלים, ואנחנו צריכים להשתמש בהם בדרך הנכונה והיעילה ביותר.

משימת השבוע

נא שתפו את אסטרטגית הרשתות החברתיות שלכם, לפחות באופן חלקי אם לא במלואו. אחרי הכול, זה החידוש ברשתות החברתיות ובווב 2.0: שיתוף מידע וידע פתוח וגלוי לכולם.

שבוע הבא: אחסון ענן

דיבר 5: רפלקציה

נגענו עד כה בכלים רבים ודרכי עבודה חדשים — בלוגים, RSS, זכויות יוצרים, עיבוד תמונות.

חלקכם אולי נשארתם מאחור, מתעכבים על כלי מסויים שנלמד או סתם לחוצים בזמן.

השבוע, נעשה הפסקה קטנה. אם אתם צריכים להשלים דיבר אחד או שניים, או סתם צריכים קצת מנוחה, תוכלו לעשות זאת השבוע. ואם כבר עברתם על כל הפוסטים זה הזמן לעשות רפלקציה (התבוננות, השתקפות, שיקוף) על מה שלמדנו עד כה והמשמעות של הנלמד עבורכם.

Reflection_in_a_soap_bubble_edit(תמונה מאת Brocken Inaglory, עריכה מאת Alvesgaspar. רשיון CC BY-SA 3.0)

משתמשים בתהליך הרפלקציה בעיקר בתחום החינוך, אבל זהו כלי שימושי עבור כל מקצוע. זהו כלי הנותן לנו אפשרות לעבד את החווית שחווינו, ללמוד מהן וליישם את הנלמד.

איך לעשות רפלקציה

אין דרך אחת לעשות רפלקציה, אך יש שלושה שלבים מומלצים:

1. היזכרו: מהם הכלים שלמדתם ואיך השתמשתם בהם? אלו פוסטים קראתם, איזו תמונות יצרתם וכו'?

2. העריכו: קחו זמן וענו על השאלות הבאות:

  • מה למדתי?
  • האם נהניתי?
  • מה עובד טוב?
  • מה, אם בכלל, השתבש?
  • מה הייתי משנה בתהליך הלמידה?

3. יישמו בשטח: מה מבין הדברים שלמדתם (ולאו דווקא הכלים הספציפיים – גם מתוך תהליך הלמידה) אתם יכולים ליישם בעבודה שלכם?

למה לעשות רפלקציה

למה בכלל לעשות את תהליך הרפלקציה? למה זה עוזר לנו?

  • עוזר לנו לקבל נקודת מבט אובייקטיבית לגבי התהליך
  • נותן לנו יותר שליטה על תהליך הלמידה וההתפתחות
  • עוזר לנו להוכיח שאנחנו לומדים בצורה אקטיבית ושיתופית
  • עוזר לנו להבין יותר טוב את העבודה שעשינו

משימת השבוע

חשבו על עמדתכם בנוגע לתהליך הרפלקציה וכתבו פוסט על החוויה שלכם מהדיברות עד כה. אם יש לכם טיפים או כלים לחלוק, עכשיו זה הזמן.

להלן כמה קישורים על השימוש ברפלקציה:

מפת רפלקציה של ד"ר ברנקו וויס

ויקי – בראודה

על רפלקציה (מרים כרמלי)