דיבר 16: רפלקציה / תרשים גאנט

בשבועות האחרונים עסקנו בצדדים הטכניים של עבודת צוות בארגוני מידע – מרחבי המפגש האפשריים בענן והתוצרים המופקים כתוצאה ממפגש זה. ישנה, כידוע, תורה שלמה העוסקת בפיתוח צוותי עבודה; ד"ר יעקב הכט חקר את השיתוף דיגיטאלי בארגונים בישראל ותוצאות המחקר פורסמו במגזין של האיגוד האינטרנט הישראלי.

בגדול, הנושא מורכב משלושה אלמנטים:

1.     הבחירה לבצע את עבודת הארגון בצוותים ולא לחוד

נצטט כמה מילים על מהות קבוצות עבודה בארגונים:

מטרה משותפת, קבוצה של אנשים שיש בינם תלות הדדית (מקצועית בעיקר), מיומנויות ייחודיות אצל כל אחד שמשלימות את השלם, נהלים וכלים לעבודת צוות וכמובן מחויבות אמיתית לתוצאות.

למה בכלל לעבוד בצוותים? העבודה בצוות לא רק תורמת לארגון, אבל גם לעובדים. היא מוסיפה עניין וגיוון עקב הצורך לתקשר עם אנשים אחרים.

2.     בחירת כלים מתאימים

עסקנו במספר כלים ספציפיים שיכולים להקל על העבודה משותפת – מסמכים, אחסון, ציטוט, והשבוע, בנוסף לרפלקציה, נסקור תרשימי גאנט לתזמוני עבודה משותפת. כמובן שבחירת כלי חייבת להיות כפופה למדיניות אבטחת המידע של הארגון; אסור לסכן מידע רגיש על ידי העמדתו  במקומות/אתרים פגיעים. במידה ואין מדיניות כזו בארגון שלכם, זה הזמן לחבר מסמך בעניין זה ולהטמיע כללי עבודה בהתאם.

3.     ניהול צוות העבודה

אחרי שהתקבלה ההחלטה לעבוד בצוותים, נבחרו החברים ונפתחו הכלים, יש גם ניהול נכון של הקבוצה כדי להשיג את מטרות הארגון. עבודה משותפת דורשת ניהול, כידוע לא קל לעבוד בצוות:

לא תמיד אנשים מצליחים לעבוד היטב יחד. יריבויות אישיות ובין-מחלקתיות קיימות בכל ארגון. הישמר מפניהן; הן עלולות להרוס את התוכניות המבריקות ביותר.

מאיר לירז כתב מבוא קצר לייעול עבודה צוותית בארגונים.

אחד הדברים שיכולים להפחית את הבעיות הבינאישיות בצוותים הוא לוח זמנים מובנה וציפיות ברורות. מי יעשה איזה חלקים של העבודה? מתי? באיזה שלב של הפרויקט אנחנו עומדים, ומי מחכה למי כדי למלא את חובותיו לצוות? כדי לענות על שאלות מסוג זה, הנרי גאנט פיתח תרשים לתיאור פעילויות עם הקשרים ביניהן תוך ציון הזמן של כל פעילות ופעילות. סוג זה של תרשים נמצא בשימושם של ארגונים כבר מעל ל-100 שנה.

באתר "שיתופים לקידום החברה האזרחית" יש סקירה של מספר כלים לניהול עבודה משותפת, כולל רקע והסבר על תרשימי גאנט. בעבודה עם תרשימי גאנט יש מספר שלבים: פירוק העבודה הקבוצתית למשימות, קביעת לוח זמנים לכל משימה, קביעת מערכות תלות בין משימה למשימה (לדוגמה, אי אפשר להפיק נויזלטר לפני שכותבים את המאמרים), קביעת הסכנות הכרוכות באי-עשייה של משימות, ובדיקת תפוקת עבודה ועמידה בלוח זמנים.

יש תוכנות רבות  להורדה, בתשלום ובחינם, לבניית תרשימי גאנט. מספר הכלים יורד אם רוצים  תרשים גאנט שנבנה ונשאר בענן. אחד מהכלים הזמינים הוא גאנטר, שעובד עם גוגל דרייב.

gantter_website

יש גם תוספת לדפדן כרום.

gantt_chrome

כדי להתחיל לבנות תרשימים, נכנסים לאתר גאנטר ומקליקים על הקישורית gantter editions בצד ימין למעלה.

gantter_editions

בוחרים באופציה for Google Drive; לוחצים על Start Now.

drive_gantter_tie

גאנטר יבקש רשות לקשור בינו לבין חשבון הגוגל שלכם ויפתח תרשים גאנט ריק בתוך הגוגל דרייב שלכם.

gantter_blank

בפעמים הבאות שתרצו לעבוד עם אותו התרשים, לא תצטרכו להיכנס לאתר גאנטר; הקובץ נפתח בגאנטר דרך גוגל דרייב. (שימו לב: הפתיחה באמצעות גוגל דרייב הוא לצפייה בלבד; לצורך עדכון התרשים, חייבים לפתוח ב-Gantter for Google Drive.)

gantt_drive_open

המנשק מתורגם למספר שפות, אבל לא לעברית. יש קישורית לשרשור באתר שירות לקוחות המרכז פרויקטים לתרגום המנשק, אבל אין עוד אף אחד שהרים את הכפפה בנושא תרגום של גאנטר לעברית.

gantter_noHebrew

בכל פתיחת התרשים, "גאנטר לגוגל דרייב"  ישאל אם אתם מוכנים לשתף את המיקום שלכם עם חברת סמארט-אפ. שיתוף כזה לא מוסיף לפונקציונאליות של התרשים ואין שום סיבה לשתף את המידע.

בתרשים גאנטר יש 3 מרכיבים חשובים: Tasks (משימות: חלקי הפרויקט), Resources (משאבים: כל אותם הדברים שיעזרו לבצע את הפרוייקט, החל מחברי הצוות ועד לקישוריות של מידע באינטרנט) ו-Risks –  (הסיכונים לפרויקט ולארגון אם לא מבצעים את המשימה).

gantt_drive_1

כדי להוסיף משימה חדשה, הקלידו אותה על גיליון העבודה. לחיצה כפולה על הלו"ז של אותו המשימה (בצד ימין, בלוח השנה) תיתן לכם להכניס כל מיני מאפיינים של המשימה:

  • זמן משוער לסיום וכד'properties_general
  • משאבים, כולל צוות הפרויקט. אפשר להגדיר כמה אחוזי משרה של כל עובד מוקצים לטובת המשימה.

properties_resources

  • התלות של משימה אחת במשימה אחרת, כלומר – חוסר האפשרות להתחיל חלק אחד של הפרויקט לפני שמסיימים חלק אחר, לדוגמא: אין אפשר לעצב אינפוגרפיה לפני שאוספים את הנתונים לעיצוב.

properties_pred

  • וקישוריות הקשורות למשימה (לדוגמא: מדריכים לתפעול, אתר עם מידע ונתונים).

gantt_drive_properties_link

קיימת גם אפשרות לעיצוב הצבעים, אזור לרישום הערות ואפשרות להגדיר סיכונים.

בלחיצה על פנקס הכתובות בצד שמאל אנחנו נכנסים לתצוגת המשאבים.

כאן מגדירים את המשאבים העומדים לרשותנו. אנחנו יכולים להבחין בין משאבים שהם חומרים ומשאבים שהם כח אדם ולרשום כמה עולה כל משאב (בדולרים; אין אפשרות להזין ₪) כדי שנוכל לאמוד כמה הפרויקט יעלה לנו.

gantt_resources

אזור לוחות השנה אינו כל כך שימושי, כי אין קשר בין לוחות השנה של גוגל לבין לוחות השנה כאן, ואין דרך להגדיר איפה ממוקם לוח השנה שבתצוגה.

gantt_rcalendars

באזור הסיכונים אפשר להוסיף כל סיכון שיכול לנבוע מעשייה ומאי-עשייה בפרויקט, מהי מידת הסבירות של אותו הסיכון, מהם הקשיים שעלולים לצוץ אם הסיכון אכן יתרחש, ומה חייבים לעשות למנוע את הגשמת הסיכון.

gantt_risks

לשמירת התרשים, חשוב להיכנס לתפריט Project ולבחור Save to Google Drive.

gantt_save

משימת השבוע

מכיוון שהשבוע מוקדש ברובו לרפלקציה, המשימה היא יותר תיאורטית. חישבו על ארגון המידע/עסק מידע שבו אתם עובדים. האם יש תרבות ארגונית המעודדת עבודה משותפת יעילה? האם יש לכם גישה לכלים מתאימים שלא בווב 2.0? אם כל הכלים שעומדים לרשותכם הם באתרים חינמיים, מה אתם עושים כדי להבטיח שלא תהיה דליפה של מידע פרטי/רגיש החוצה?

איפה אתם רואים הצלחות בארגון תודות לעבודת צוות, ואיפה התרבות והרכב הקבוצה מכשילות את העבודה? האם הבעיות נובעות מחוסר הגדרת התפקידים והמשימות או שהן נובעות ממשהו אחר?

בשבוע הבא: שיתוף מסכים

מודעות פרסומת

2 מחשבות על “דיבר 16: רפלקציה / תרשים גאנט

  1. סמואל הגיב:

    המאמר על לוח הגאנט הינו מאמר מצוין, האם ניתן לקבלו בפורמט להדפסה ? ברצוני לתרגל אותו ולעבוד ע"פ.

    תודה רבה על הענות

    • Ahava Cohen הגיב:

      הדרך הכי קלה להדפיס כל דף באינטרנט זה להתקין תוכנה כמו primopdf שמתקין "מדפסת" חדשה על המחשב שמדפיס ישר לקובץ pdf. כך תוכל לשמור לקובץ pdf כל דבר שאפשר להדפיס במדפסת רגילה.

כתיבת תגובה

הזינו את פרטיכם בטופס, או לחצו על אחד מהאייקונים כדי להשתמש בחשבון קיים:

הלוגו של WordPress.com

אתה מגיב באמצעות חשבון WordPress.com שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Twitter

אתה מגיב באמצעות חשבון Twitter שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Facebook

אתה מגיב באמצעות חשבון Facebook שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת גוגל פלוס

אתה מגיב באמצעות חשבון Google+ שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

מתחבר ל-%s